Para garantir eficiência operacional, instituições financeiras recorrem aos serviços de BPO em gestão documental
P3Image atua no setor com soluções que reforçam a segurança das transações bancárias e otimizam o tempo dedicado a cada processo operacional
A alta movimentação de documentos no setor financeiro, decorrente da expansão deste mercado, exige cada vez mais serviços e tecnologias específicas para atender o crescimento do setor. A garantia de segurança e agilidade na transição de documentos e contratos, considerando o sigilo que todas as informações devem ter, são características determinantes para o setor optar pelo BPO na área de Gestão Documental. Diante deste cenário, a P3Image, que há mais de dez anos atua na área de BPO (Business Process Outsourcing) para gestão de documentos, desenvolveu sistemas e serviços de formalização de contratos de credito em gestão documental que resultam em mais agilidade e controle no tráfego de dados específicos para este mercado.
Em sua carteira de clientes renomados nomes do mercado financeiro e empresas de fundos e investimentos, usufruem das soluções criadas pela P3 que asseguram o total controle dos documentos e sigilo das informações, uma das principais preocupações do setor. Para suprir esta necessidade, a empresa investiu nas tecnologias de segurança mais revolucionários do mercado, como monitoramento 24h por dia dos documentos, prevenção de incêndio com uso de gás FM200, sistema Vesda e sala cofre para mídias, além da flexibilidade de sistemas alinhados a softwares internos para consulta virtual das informações. “Além disso, todos os colaboradores da empresa assinam um contrato de confidencialidade para garantia de sigilo das informações e todas as operações são realizadas em espaço monitorado para o total controle de dados”, reforça Paulo Carneiro, presidente da empresa.
Os serviços da P3 contemplam mais que uma gestão de documentos, a empresa se especializou na gestão da informação e oferece diversos benefícios voltados para o setor financeiro, como:
1 -Formalização de contratos – Para atestar todos os estágios e itens em processos como Financiamento de Veículos, Leasing, Consórcio, Crédito Pessoal, Consignado ou Imobiliário, dentre outros, a P3 recebe as informações, identifica contratos, prepara os documentos, formaliza a documentação física relativa a cada uma dessas operações, obedecendo às regras internas de cada um desses negócios, como também às exigências legais que devem ser cumpridas em cada uma delas. Um dossiê completo sobre os contratos formalizados pela P3 fica disponível no All STORE.
2- FIDIC
Para atender a instrução nº 531 da CVM (Comissão de Valores Mobiliários), as empresas do mercado financeiro, por obrigatoriedade da norma, estão recorrendo aos serviços de Gestão Documental. A P3Image, que já possui participação expressiva na área de BPO em Gestão Documental para o setor, implantou em seus processos a verificação de lastro para gerenciar todos os trâmites documentais do procedimento FIDC (Fundo de Investimentos de Direitos Creditórios). A forte atuação da empresa neste mercado garante excelência e segurança em todo o processo de gestão documental específica para o procedimento, a fim de gerir e armazenar seus contratos, tornando os processos seguros e transparentes durante a constituição, administração, funcionamento e divulgação de informações do FIDC.
O FIDC é composto por vários tipos de passivos financeiros, muito utilizados por bancos para levantar recursos com a venda de carteiras e fundos compostos por diversas aplicações, como empréstimos consignados, duplicatas comerciais, financiamento de veículos, crédito direto ao consumidor, créditos corporativos, etc.
3 – Guarda Gerenciada de documentos – Quem controla o conteúdo das caixas é a P3STORE. Ao recepcionar os documentos, cada um recebe uma etiqueta de identificação com um código de barras, e passa por um leitor, que informará ao sistema ALL STORE a caixa em que o documento se encontra e a posição dentro dela. Diante da necessidade de algum documento, o cliente o solicita por meio de uma O.S. (Ordem de Serviço) por meio do nosso Portal. Nessa modalidade, o cliente pode escolher entre guarda gerenciada com digitalização e guarda gerenciada sem digitalização, ou ainda uma aplicação híbrida baseada em regras pré-estabelecidas. Por meio do portal ALL STORE, o cliente acompanha desde o recebimento do documento até o seu efetivo armazenamento. Ao solicitar uma entrega o cliente receberá o documento e não a caixa. Todos os documentos, enviados posteriormente pelo cliente, são armazenados com o original.
4 -Digitalização de documentos – Transforma informações originalmente criadas em papel, microfilme e microficha em arquivos digitais. Essa tecnologia possibilita o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em um ambiente seguro e acessível ao cliente. Pode ser realizado
nos birôs da P3IMAGE para onde o cliente envia os seus documentos ou “in company” (nas instalações do cliente).
5- Guarda de Mídias – A “Sala Cofre” da P3 conta com toda infraestrutura necessária para guarda de mídias, tais como fitas, microfichas, microfilmes, cartuchos, CD’s, DVD’s, ou quaisquer outros documentos cuja guarda exija requisitos de segurança.
6-Guarda na web – Conhecendo a variedade de necessidades que envolvem o universo do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, a P3 disponibiliza para os seus clientes o serviço de Guarda na WEB “Hosting”, em que o cliente não precisa se preocupar com investimento em estrutura física e hardware para guardar as suas imagens, dados e arquivos eletrônicos. O backup é gerado e mantido na Sala Cofre. A Guarda na web da P3 ainda permite redundância no Storage em Itupeva, que eleva anda mais o padrão de segurança dos dados armazenados, assim, em caso de qualquer problema com o servidor de São Paulo, todas as informações estão seguras no storage de redundância. Todos os servidores são próprios, bem como a equipe responsável pela segurança e desenvolvimento de sistemas.
7 – P3SCANET – solução que integra a captura descentralizada de imagens no ambiente do cliente, por meio de um scanner, que possibilita a digitalização de documentos requeridos para dar andamento aos serviços que oferece. A solução permite digitalizações que direcionam imediatamente as informações para o Portal All Store, possibilitando a utilização de aprovações por meio de workflow (fluxo de trabalho).
“Investimos em tecnologias que garantem a excelência dos nossos serviços, priorizando sempre segurança, agilidade e evolução, características estabelecidas como meta na oferta de serviços da P3Image”, conclui Carneiro.
A empresa será um dos destaques do CIAB FEBRABAN – Congresso e Exposição de Tecnologia da Informação das Instituições Financeiras -, maior evento da América Latina para o setor financeiro e tecnológico, que será realizado entre os 4 e 6 de junho, no stand E5 no espaço Transamérica Expo Center SP.
Sobre a P3 – Atua há mais de dez anos na área de BPO (Business Process Outsourcing) para gestão de documentos. Elaborar projetos inteligentes, atendendo necessidades individuais para o gerenciamento de documentos de empresas de todos os segmentos e portes é a especialidade da empresa. Para isso, dispõe de tecnologia avançada, iniciativas de segurança como Sala Cofre e monitoramento 24 horas por dia em galpões nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Itupeva (SP), que totalizam mais de 12.000 m² . Além do portal All Store, pioneiro no segmento, o site institucional – www.p3image.com.br – reúne informações sobre os serviços e simulação de orçamento.