Companhias trocam as salas abarrotadas de papéis por soluções modernas que preservam e facilitam o acesso a seus arquivos
A era é digital, mas ainda é o papel físico quem dá a palavra final nas operações administrativas. É o papel físico que valida contratações nas empresas, fusões e aquisições de corporações, histórico de pacientes em hospitais, processos jurídicos que rendem centenas de páginas, financiamento bancários, enfim, os documentos são imprescindíveis para a conclusão de processos no país. O que muitas empresas não sabem é que eles têm uma obrigatoriedade de guarda e devem ser armazenados durante um tempo específico, respeitando uma tabela de temporalidade. Esta tabela, instituída pela legislação brasileira, estipula um período específico para a guarda documental visando ter comprovações de processos para o caso de conflitos jurídicos ou fiscalização de órgãos, assim como descartá-los quando não houver mais a necessidade de mantê-los em arquivo.
Diante desse cenário, as companhias se veem em um impasse logístico por conta da estrutura física para realizar a guarda documental e organização de papeis. Segundo o Paulo Carneiro, proprietário da P3Image, empresa especializada em BPO para Gestão Documental, o problema maior, além do espaço físico, está na dinâmica de consulta desses papeis. “As empresas precisam consultar informações antigas para a tomada de decisões importantes, e nem sempre conseguem fazer isto de uma forma dinâmica quando se veem imersos a montanhas de papeis. A saída é digitalizar a remessa de papeis em um formato profissional específico para a gestão de documentos corporativos”, reforça Carneiro.
De acordo com a ABGD, arquivos tipicamente ativos crescem na proporção de 25% ao ano. Carneiro ressalta que a necessidade de facilitar a organização, garantir a preservação e segurança dos documentos e reduzir custos, faz com que empresas de diferentes portes e segmentos, enxerguem na gestão de documental a solução para esta necessidade.
Para atender esta necessidade de mercado, a P3 tem investido em tecnologias para que o documento não fique apenas organizado, mas para que ele funcione como um instrumento que aperfeiçoe os processos setoriais e não seja um estorvo empresarial. No serviço de Gestão Gerenciada, a P3 retira os papéis no espaço do cliente, digitaliza-os, cadastra as informações com código de barras para que a empresa consiga localizar o dado exato pelo sistema de busca. Após isto, disponibiliza todas as informações digitalmente e armazena a pepalada nos galpões apropriados, longe do foco de luz para que o papel se mantenha íntegro e em excelentes condições de consulta por muito mais tempo.
“Um gerenciamento correto dos documentos dá mais agilidade ao tráfego de dados e atuar com programadores próprios e entender as necessidades de cada cliente nos ajudou a construir soluções assertivas e a flexibilizar nossos serviços de acordo com as peculiaridades de cada empresa”, finaliza Carneiro.
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Sobre a P3 – Atua há mais de dez anos na área de BPO (Business Process Outsourcing) para gestão de documentos. Elaborar projetos inteligentes, atendendo necessidades individuais para o gerenciamento de documentos de empresas de todos os segmentos e portes é a especialidade da empresa. Para isso, dispõe de tecnologia avançada, iniciativas de segurança como Sala Cofre e monitoramento 24 horas por dia em galpões nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro e Itupeva (SP), que totalizam mais de 12.000 m² . Além do portal All Store, pioneiro no segmento, o site institucional – www.p3image.com.br – reúne informações sobre os serviços e simulação de orçamento.