A padronização de processos e de nomenclatura de documentos não é só uma boa prática, como também é exigência da certificação ISO 9001. Além disso, muitas vezes a consulta aos arquivos precisa ser feita de forma urgente, e mantê-los desorganizados não facilita em nada o trabalho. Para solucionar esse problema, é necessário organizá-los de forma intuitiva, prestando atenção à nomenclatura de documentos.
Organização e agilidade são fatores essenciais para o sucesso de uma empresa. A falta de padronização atrasa muito o trabalho, e acaba transformando a gestão de documentos em uma bola de neve.
Com a padronização da nomenclatura de documentos, a consulta aos mesmos torna-se muito mais fácil e rápida. Por isso, padronizar a nomenclatura dos documentos é uma atitude fundamental para organizar a gestão da empresa.
Essa atitude traz benefícios visíveis, como unificação do fluxo documental, agilidade na realização das atividades e consequentemente, das tomadas de decisão e otimização do espaço, tanto físico quanto digital, destinado aos documentos. Isso sem falar na melhoria da imagem da empresa, pois demonstra notoriedade diante de fornecedores, clientes e concorrentes.
Aplicação da ISO 9001 na gestão de documentos
A ISO 9001 tem o intuito de deixar os processos mais organizados e melhorar a gestão da empresa. Sendo assim, é de grande importância para a reputação da empresa diante dos seus públicos de interesse, pois transmite uma imagem positiva.
Na nova versão da ISO 9001, os itens que tratavam de controle de documentos, registros, entre outros documentos importantes para manter a qualidade da empresa, agora são chamados de Informação Documentada.
A norma pede a criação de regras e instruções de trabalho, para que os processos sejam padronizados. Também pede que as empresas definam quem são os responsáveis por fazer com que os processos aconteçam corretamente.
Na ISO 9001 também está previsto que as Informações Documentadas devem ser mantidas de forma identificável e legível.
Sendo assim, exige que sejam controladas e atualizadas de forma que fiquem disponíveis para uso sempre que necessário, com um local definido. Também pede que estejam protegidas contra vazamentos de informação ou extravios, e que as alterações possam ser consultadas.
A tecnologia e a padronização de documentos
A tecnologia é grande facilitadora da organização da gestão de documentos, isso porque automatiza muitas atividades que antes precisavam ser realizadas de forma manual e estavam passíveis de erros humanos.
Soluções de gestão de documentos, por exemplo, permitem que o usuário salve modelos de minutas pré-prontas, o que facilita muito o trabalho de quem precisa elaborar o documento ou contrato.
Além disso, essas soluções salvam o histórico de todas as edições que foram feitas nos documentos, cumprindo com a exigência da norma do ISO 9001, que fala sobre segurança e controle de alterações. Outro benefício de soluções para gestão de contratos é a segurança, como os documentos ficam salvos automaticamente na nuvem.
Os acessos à plataforma também são configuráveis e criptografados, ou seja, os documentos só podem ser acessados pelos usuários que tiverem permissão, tudo de acordo com as configurações do administrador. Dessa forma, a tecnologia pode auxiliar em muitos aspectos para o cumprimento da norma ISO 9001.
Assinado por: Aloisio Arbegaus – Diretor do InContract, solução de gestão de contratos online.
Website: http://www.incontract.com.br