Tudo começou com algumas mesas dobráveis da Costco. Em novembro, Greg Baribault, líder de produtos do Microsoft Teams, e seu colega Shiraz Cupala ocuparam duas salas no Hive, um espaço de prototipagem no campus da empresa em Redmond, Washington. O plano: criar a sala de conferências do futuro, um novo tipo de espaço de reunião baseado em software, onde os participantes presenciais e remotos pudessem colaborar da mesma forma. Os riscos: se a equipe do Hive tivesse sucesso, seu modelo teria o potencial de mudar não apenas as reuniões de negócios, mas a forma de se conectar de todos os tipos de grupos.
À medida que o projeto se intensificou, a dupla trocou as mesas baratas da Costco por chapas de papelão ondulado de dois metros de altura que eles usaram para construir paredes móveis e móveis improvisados de várias formas e tamanhos. Eles testaram as apresentações do PowerPoint para que pudessem ficar cientes do que cada participante na sala podia ver ou não. Em pouco tempo, outros membros de toda a empresa foram atraídos para o Hive – de pesquisadores, engenheiros e profissionais de marketing a desenvolvedores de produtos do Microsoft Teams e designers de hardware da próxima geração. Todos contribuíram: alguns fizeram a mobília, outros atuaram como participantes da reunião e outros testaram diferentes configurações de áudio.
“Foi uma discussão bastante colaborativa e aberta sobre o que poderíamos fazer”, diz Baribault. “Alguns engenheiros de software estavam cortando papelão.” As equipes imobiliária e digital da Microsoft também trabalharam lado a lado com a equipe do Hive, fazendo a real construção de A/V e mantendo todos baseados nas realidades das instalações do local de trabalho para garantir que o resultado final fosse algo que a Microsoft, e seus clientes, pudessem praticamente implantar em escala.
A equipe se reuniu durante a pandemia antecipando um futuro que agora está chegando: uma era híbrida onde, à medida que a localização se torna mais flexível do que nunca, todos precisarão estar em pé de igualdade, não importa onde estejam. As empresas estão respondendo à clara necessidade de repensar e reorientar seus espaços de trabalho: As pessoas estão gastando 148% mais tempo em reuniões no Microsoft Teams toda semana do que antes da pandemia, e 66% dos tomadores de decisões de negócios estão considerando recriar os espaços físicos para melhor acomodar os ambientes de trabalho híbridos.
A visão da Microsoft sobre o futuro do trabalho híbrido
Muitas equipes dentro da empresa se reuniram para criar um protótipo de novos espaços de trabalho e interfaces que facilitam a colaboração para os trabalhadores remotos e presenciais. Apresentamos aqui algumas das maneiras como esses protótipos serão incorporados às Salas do Microsoft Teams ao longo do tempo.
Mas para que o trabalho híbrido seja realmente equitativo, ele teria que ser viável na prática, não apenas na teoria. As reuniões teriam de se tornar mais inclusivas. É claro que os trabalhadores remotos sempre existiram, mas a comunicação com outras pessoas pode parecer como espiar por um canudo as salas de reuniões de seus colegas com imagens de webcam pixelizadas e mal enquadradas. Na nova era de tudo híbrido, o tempo todo, ninguém deve ter uma experiência de reunião de segunda classe, seja ela remota ou pessoalmente. Para cumprir essa promessa, as equipes da Microsoft não precisaram simplesmente reimaginar os espaços físicos de reunião, elas tiveram de reimaginar toda a experiência digital de comunicação e colaboração online.
“O risco das reuniões híbridas é que os participantes presenciais passem a ter rostos anônimos em uma sala, enquanto os participantes remotos sejam deixados falando em um vazio, sem saber se estão sendo vistos ou ouvidos ou sem saber como entrar e tomar a fala”, diz Jaime Teevan, cientista-chefe na Microsoft. “Se as coisas voltarem ao velho normal, nós (…)
Transformando pesquisa em produtos
A equipa do Hive imaginou as reuniões do futuro em que todos estariam interagindo e cocriando, de qualquer lugar que estivessem compartilhando conteúdos e ideias em tempo real. Todos poderiam ver uns aos outros ao nível dos olhos. Eles saberiam quem estava falando e o local da sala em que estariam. Todos poderiam usar os mesmos quadros de comunicações virtuais. Todos poderiam ver as anotações e chats.
Mais e mais colegas embarcaram nesta se perguntando quais novas configurações de sala, novos produtos e novos recursos de software do Microsoft Teams poderiam ajudá-los a concretizar essa visão. Membros do Project Malta, um grupo de cientistas da Microsoft Research que analisa configurações de reuniões híbridas, basearam-se em décadas de pesquisa realizadas pela Microsoft e outros. Muitas das descobertas desses estudos/pesquisas, da telepresença até o olho no olho, ofereciam insights importantes, mas permaneciam como protótipos ou no nível teórico até que a pandemia criou uma nova urgência para repensar o futuro do trabalho. “Muito do que estamos fazendo agora é revisitar insights anteriores que tínhamos em um novo mundo que mudou completamente”, diz Kori Inkpen, pesquisadora principal da Microsoft e líder do Projeto Malta.
Em 2012, um projeto chamado IllumiShare, uma simples demonstração de vídeo com dois jogadores em uma partida de jogo da velha remotamente, previu a colaboração imersiva viabilizada pelos quadros de comunicações virtuais de hoje. Estudos foram feitos sobre a fadiga cognitiva causada ao ouvir várias vozes vindas de um único alto-falante, além de artigos sobre a importância do olhar nos olhos para proporcionar sentimentos de conexão humana.
Na verdade, pesquisadores da Microsoft estudam reuniões remotas desde o início dos anos 90. “Há uma longa trajetória que influencia no que estamos fazendo agora”, diz Abigail Sellen, cientista cognitiva e diretora adjunta da Microsoft Research em Cambridge, Reino Unido. Em 1991, Sellen e Bill Buxton, pesquisador da Microsoft, pioneiros no campo da interação humano-computador, trabalharam em um sistema de videoconferência que replicava uma conversa em mesa redonda entre outras três pessoas, usando alto-falantes de baixa tecnologia e pequenas telas de vídeo em preto e branco não muito maiores do que post-its. Hoje, as equipes de produtos da Microsoft estão trabalhando para criar a mesma sensação de ter pessoas à sua esquerda e direita – desta vez, trazendo feeds de vídeo de participantes remotos ao nível dos olhos na parte inferior da tela em uma visão horizontal (olhar da esquerda para a direita é mais natural e ajuda com o olhar nos olhos). Elas também estão usando alto-falantes inteligentes e áudio espacial.
Uma breve história do Futuro da colaboração
Os membros da equipe da Microsoft Research têm explorado e prototipado formas inovadoras de comunicações remotas por três décadas. Abaixo apresentamos uma breve visão geral de suas inovações.
- Em 1991 e 1992, os futuros pesquisadores da Microsoft, Abigail Sellen e Bill Buxton, organizaram um debate em mesa redonda usando dispositivos protótipos compactos chamados unidades Hydra, nomeados por suas várias “cabeças”. Os membros remotos ocupam seus lugares ao redor da mesa em virtude da posição do dispositivo em que aparecem. Câmeras individuais, alto-falantes e microfones atuam como substitutos dos olhos, ouvidos e boca da pessoa remota.
- No início dos anos 90, o futuro pesquisador da Microsoft, Bill Buxton, é visto trabalhando em um conceito com dois colegas remotos através de uma mesa de desenho digital protótipa que prefigura alguns dos recursos do Surface Hub. Os participantes remotos aparecem em unidades montadas nos cantos superior esquerdo e direito da mesa. Todos têm uma noção da direção e mudanças para onde os outros estão olhando.
- Um protótipo melhorado mais atual dos dispositivos compactos desenvolvidos pela Microsoft Research em 2009. Na foto, um pesquisador está participando da MSR em Cambridge, Reino Unido, enquanto os outros dois participantes estão em locais diferentes na Microsoft Redmond. Observe a consciência mútua do olhar, sobretudo do uso natural do gesto de apontar, que reflete a consciência dos locais um do outro no espaço virtual. Ninguém está usando fones de ouvido, todos os esforços foram feitos para evitar tecnologias que pudessem inibir a naturalidade das trocas.
- John Tang, pesquisador da Microsoft, participa de uma reunião através de um protótipo de robô de telepresença em 2012. Apesar de o protótipo ter dado um “lugar” para Tang à mesa, ele ainda teve dificuldade em navegar pelo escritório. (Abrir portas era um problema; como ele não conseguia bater nas portas, ele teve que bater com o robô contra elas até que alguém o deixasse entrar.)
- O conceito do IllumiShare é apresentado em uma conferência em julho de 2012, abrindo os olhos do mundo para as possibilidades de um quadro de comunicações virtual e o potencial de trabalho em equipe criativo e colaborativo realizado remotamente. A pesquisa acabou levando a um recurso no Microsoft Teams chamado Intelligent Capture.
John Tang, pesquisador do Projeto Malta, conhece um pouco os desafios das reuniões remotas. Baseado em Mountain View, Califórnia, Tang foi por anos o único membro da equipe que trabalhou remotamente com a equipe da Microsoft Research de Kori Inkpen em Redmond – a voz solitária que saia do disco do alto-falante nas reuniões de grupo. Em 2020, Tang pesquisou as experiências de teletrabalho de pessoas com deficiência, um trabalho crucial que previu o design de muitas das mais recentes melhorias do Teams. Tornar possível ler os lábios dos participantes, ao que parece, ajuda não apenas os deficientes auditivos, mas todos a entender melhor o alto-falante, reduzindo a fadiga da videoconferência decorrente de ter que obter todas as informações através do áudio. “Essa é uma das razões pelas quais as reuniões em vídeos são muito mais cansativas do que as reuniões presenciais, onde podemos nos voltar para quem está falando e fazer todo o trabalho de leitura labial que fazemos naturalmente”, diz ele. Agora, Tang estava trabalhando para trazer esses insights para a experiência de reunião híbrida do futuro.
“Quem está olhando para quem?”
De volta ao Hive, a construção estava acelerando. À medida que os tamanhos e formas das mesas e as posições da câmera estavam sendo resolvidos, protótipos estavam substituindo maquetes de papelão. Foram introduzidos alto-falantes inteligentes que usavam reconhecimento de voz para ajudar os participantes remotos a descobrir quem estava dizendo o quê, bem como câmeras que ofereciam visualizações separadas de cada indivíduo na sala.
Em abril, Inkpen esteve na Colmeia testando um protótipo. Seis pesquisadores estavam na sala de conferências como participantes da sala. No papel de trabalhadores remotos estavam Cupala, que estava no carro acompanhando pelo celular, e Tang, assistindo a ação de casa em Mountain View pelo laptop. “Imagine vários nerds na sala”, diz Inkpen. “Entramos e dizemos, ‘Ok, estou apontando para o John. Para quem parece que estou apontando? Conseguem dizer quem está olhando para quem?’”
O protótipo funcionou bem para os que estavam na sala do Hive, mas para os que estavam participando remotamente, nem tanto. Não havia câmeras suficientes configuradas, e os trabalhadores remotos estavam invisíveis para alguns participantes presenciais. “Eu falei pelas pessoas remotas”, diz Tang. “Todos estavam falando que estava ótimo, mas estávamos tentando dizer que daqui não estava tão ótimo, e é isto em que ainda precisamos trabalhar para garantir que todos sejam incluídos.”
No Reino Unido, os membros da Microsoft Research Cambridge, também parte da equipe do Projeto Malta, estavam realizando seus próprios estudos e criando seus próprios protótipos. Em experiências em andamento, os pesquisadores estão usando diferentes tipos de hardware como “stand-ins” para os participantes remotos. Esses robôs duplos leves e prontos para uso (imagine uma tela de vídeo em cima de um cabo de vassoura com rodas) servem como substitutos de vídeo controlados remotamente para substituir imagens estáticas de pessoas remotas em monitores na frente da sala. Os pesquisadores também estão testando Surface Hubs de 1 metro, que podem ser transportados para diferentes lugares em uma sala de reunião para pessoas remotas se transportarem para eles.
A importância de capturar a linguagem corporal
Pesquisas têm mostrado consistentemente que contamos com sinais físicos sutis em nossas comunicações. Quanto mais a tecnologia consegue fazer para transmitir esses sinais, mais eficientes as reuniões híbridas podem ser.
- Gestos vão além de levantar as mãos, eles podem comunicar sutilmente que você gostaria de falar ou que concluiu sua fala. Gestos também podem representar as ideias apresentadas em esboços e mediar quem falará na sequência.
- Mediar as conexões entre as pessoas usando vídeo compromete o poder de pequenos gestos para atrair as pessoas para uma conversa.
- Em tarefas transacionais (por exemplo, seguir instruções), a visibilidade do parceiro de conversação de alguém leva a menos sobreposições e ao uso de menos palavras.
Tomando a fala
Uma das questões mais complicadas da videoconferência é a tomada de fala, saber quando você pode falar, porque o que vemos e ouvimos em uma videoconferência é diferente de nos encontrarmos pessoalmente. Sean Rintel, pesquisador principal da Microsoft Research Cambridge, liderou um estudo em grande escala das experiências de reunião dos funcionários da Microsoft durante a pandemia. O estudo descobriu que gerenciar de quem é a vez de falar foi o desafio de interação mais comum. Pesquisadores da Microsoft descobriram vários fatores no trabalho, incluindo áudio de baixa qualidade, a dificuldade de saber como você está sendo visto e ouvido e a “falta de sinais” das pessoas em chamadas de vídeo (o fato de que os gestos e os olhares estão distorcidos ou atenuados). As soluções tecnológicas que os pesquisadores estão explorando incluem integrar áudio espacial para permitir um palco sonoro mais naturalista e usar IA para anotar conversas de chat paralelas, para que fique mais fácil acompanhar mensagens faladas e escritas simultaneamente.
No início da pandemia, a Microsoft viu mensagens de chat paralelas em reuniões do Teams globalmente aumentar em dez vezes em quatro meses. O chat paralelo tem uma infinidade de usos, desde fazer perguntas até compartilhar links, arquivos, contratos, elogios e discussões. Claro, também há piadas e conversas habituais. “Estamos descobrindo que o chat paralelo é usado principalmente por pessoas que normalmente não se manifestam em reuniões”, diz Teevan. Como parte do estudo de reuniões em grande escala, Advait Sarkar, pesquisador sênior da Microsoft Research Cambridge, descobriu que as mulheres são duas vezes mais propensas do que os homens a relatar o uso do chat paralelo para perguntas e respostas durante as reuniões.
Mas o chat paralelo é uma faca de dois gumes. Ele pode ser uma distração da reunião. Há diferentes expectativas em torno do seu uso e formalidade. Ele desafia aqueles com dificuldades de leitura e visão, bem como os que não interpretam sentimentos em forma escrita com tanta facilidade. O chat paralelo pode permitir mais contribuições, mas a equipe de pesquisa diz que ainda há trabalho a ser feito para garantir que ele não distraia da “reunião principal”, sem marginalizar as contribuições daqueles que optam por usá-lo.
O uso do chat em reuniões surgiu durante a pandemia, especialmente entre alguns grupos
Os trabalhadores do Hive finalmente sentiram-se prontos para fazer uma análise de seu protótipo. Dois projetores projetaram uma parede de vídeo de 6 metros mostrando uma agenda, notas compartilhadas, uma apresentação e um grupo de participantes remotos todos em um mesmo palco. “Sempre que alguém entrava na sala e via os colegas remotos em tamanho real sem o fundo olhando para eles, você via eles fazendo um ‘Uau’”, diz Cupala. “A fadiga típica da videoconferência foi embora. Parecia que realmente estávamos juntos.” O trabalho não havia terminado. Cupala continua: “Ainda tinha trabalho a ser feito na normalização dos tamanhos dos feeds de vídeo remotos das pessoas, e para ter uma boa visão remota dos participantes na sala, precisaríamos de uma nova tecnologia pela frente.”
Este exercício de prototipagem, combinado com décadas de pesquisa, continua informando mudanças no Microsoft Teams, mudanças destinadas a fazer o trabalho híbrido realmente funcionar. Algumas dessas mudanças já foram implementadas ou serão lançadas aos clientes nos próximos meses. Algumas inovações melhoram o contato visual e a sensação de presença entre todos os participantes, remotos e presenciais. Há ferramentas que capturam a linguagem corporal e permitem que os trabalhadores remotos colaborem e anotem tudo de forma fluida, de quadros de comunicações virtuais a apresentações em PowerPoint. (Leia mais sobre as inovações mais recentes aqui.)
Na experiência de reunião híbrida reinventada da Microsoft, todos os participantes têm uma visão clara uns dos outros em tamanho real e ao nível dos olhos.
“Há coisas boas sobre reuniões remotas que queremos adiantar e manter à medida que abraçamos as possibilidades do híbrido”, diz Teevan, de transcrições a chat paralelo até simplesmente conseguirmos ver os nomes de todos na reunião. “Avançar não é só fazer um trabalho melhor em incluir pessoas remotas, mas também se agarrar nos benefícios dessa inclusão.”
Agradecimentos: Gostaríamos de agradecer a todos que contribuíram para esta pesquisa, incluindo Sam Albert, Greg Baribault, John Bradley, Bill Buxton, Shiraz Cupala, Jason Faulkner, Matt Hempey, Eric Hull, Kori Inkpen, Sasa Junuzovic, Mike Messer, Sean Rintel, Advait Sarkar, Abigail Sellen, John Tang, Jaime Teevan, Chad Voss e Andy Wilson.