É um fato inevitável que toda empresa precisa preservar alguns documentos, não importando se são arquivos físicos ou digitais.
As razões para isso são muitas, vão desde o atendimento das regulamentações fiscais, até demandas relacionadas à questão societária e de requisitos de conformidade para a análise de negócios.
O problema é que manter essas informações em um arquivo físico pode ser uma operação muito dispendiosa.
De acordo com o diretor comercial Marcelo Araujo, da eBox Digital, empresa especializada em guarda e a gestão de documentos físicos e digitais, manter um arquivo físico é algo ultrapassado.
Mas por quê?
Uma prática ainda bastante comum entre as empresas de pequeno, grande ou médio porte é a manutenção de documentos em arquivos físicos, gerenciados pela própria empresa.
Sempre começa com um pequeno armário que ocupa certo espaço em uma das salas e termina com um grande problema em virtude do volume e da classificação das informações contidas nos documentos.
Com o tempo é preciso contratar profissionais para trabalhar especificamente com isso e a instituição até paga o aluguel de espaços comerciais apenas para guardar os documentos.
Mesmo que esses arquivos não venham a ser consultados novamente, eles devem permanecer guardados por motivo de segurança.
“Esse tipo de ação está em desuso, pois traz diversas dificuldades. Além da questão dos altos custos dedicados aos locais de armazenagem, há problemas de organização do arquivo, visto que os documentos precisam ser mantidos por prazos de acordo com seu tipo”, explica o diretor.
Há também questões relativas à segurança dessas informações, que ficam sujeitas a roubos e perdas por ação do tempo e desastres como inundações e incêndios.
Quais são os custos envolvidos?
Os gastos com espaço físico são, provavelmente, os mais representativos. Não apenas pelo valor da despesa, mas também por ser algo visual.
Isso porque os arquivos dominam uma grande área da empresa. Entretanto, além desse, há outros custos representativos tais como:
- Custo operacional
Quando um arquivo físico fica muito grande, é inevitável que a empresa precise contar com colaboradores que dediquem a maior parte — ou mesmo todo — de seu tempo na gestão dessas informações.
Arquivar documentos não é simplesmente colocá-los em um local qualquer sem critério. É necessário classificar e acessar essas informações por vários motivos e, sendo assim, não é possível fazer isso sem um mínimo de avaliação e processo.
Com isso, há as despesas associadas aos salários e demais gastos com os funcionários que estiverem executando essas tarefas.
- Morosidade interna
Um custo que muitas vezes não é percebido pelas empresas, mas que é muito representativo, é o da perda de tempo. Quando uma informação que está em um arquivo físico se faz necessária, pode ser que haja uma demora excessiva para acessá-la, podendo até comprometer o andamento de projetos e a tomada de decisão pelos gestores do negócio.
- Necessidade de uma grande quantidade de espaço físico
Para guardar os documentos físicos é necessário colocá-los em pastas, que por muitas vezes são armazenadas em armários ou arquivos específicos. No início, apenas um armário é suficiente para arquivar os papéis, mas com o passar do tempo, o número de documentos cresce.
Assim, para manter um padrão de organização, é necessário designar uma sala para a estocagem documental. Conforme o espaço onde os documentos estão alocados fica menor, o processo de guarda desses arquivos se torna mais complexo.
Nesse instante, é preciso considerar outra técnica de gestão documental para que o armazenamento possa ser realizado de maneira mais simples e sem ter a necessidade de reservar locais físicos para isso.
- Baixa acessibilidade aos documentos se comparados com a nuvem
Quando os documentos físicos da empresa são organizados por funcionários ou pelos próprios donos do negócio, é muito comum ocorrer uma desordem com as caixas e os papéis.
Ainda existe a possibilidade de que os dados procurados não sejam mais encontrados. Ao armazenar os documentos em nuvem, sistema que também é conhecido como GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), todos os arquivos estarão separados por pastas e subpastas, podendo ainda estar divididos por setor.
Dessa forma, quem precisar de alguma informação poderá ir diretamente na pasta específica do assunto e, com apenas alguns cliques, encontrar o que deseja.
Nesse sistema, todos os arquivos são armazenados e organizados de forma online, o que facilita tanto o controle como a recuperação das informações. Assim também é mais fácil monitorar o acesso dos colaboradores a cada documento e nenhum prazo de renovação de contratos é perdido.
- Maior risco de perder ou danificar os documentos
Os documentos empresariais contábeis, trabalhistas, previdenciários, fiscais, financeiros e até mesmo os de encargos diversos, têm os prazos para o armazenamento estipulados por lei.
Mantendo os arquivos físicos na empresa, existe um enorme risco de que eles sejam perdidos ou danificados.
Mesmo se cada um dos documentos que antes estavam impressos for armazenado em pendrives, HDs externos ou computadores, ainda existe o risco de serem perdidos.
Já o arquivamento em nuvem, com a tecnologia cloud computing, é um dos métodos mais indicados, pois os documentos permanecem intactos e dificilmente serão excluídos por terceiros.
- Perdas
O custo associado às perdas pode ser imensurável. Se não houver registro de uma informação que existia apenas em meio físico e que foi perdida, por exemplo, por ter sido corroída por uma praga ou por motivo de força maior, a empresa pode enfrentar grandes problemas.
Além de questões relacionadas ao atendimento de legislações governamentais, que podem resultar em multas e penalidades, pode ser também que negócios relevantes deixem de ser fechados porque a companhia não conseguiu acessar determinados dados.
Atualmente, existem alternativas para a guarda e gestão documental de arquivos físicos e digitais. A terceirização desse processo pode ser realizada por um fornecedor que faça a guarda dos arquivos físicos e a digitalização das informações para uso no dia a dia.
É uma opção com excelente custo-benefício, que resolve a questão da utilização do espaço demandado por um arquivo físico, ao mesmo tempo que aumenta a segurança e facilita o acesso.
A eBox Digital é uma empresa especializada em digitalizar diversos tipos de arquivos físicos e armazená-los em nuvem, tecnologia que traz grandes benefícios para as empresas.
Website: https://www.eboxdigital.com.br/