Depois de uma semana de preparação do novo ambiente, a virada de chave acontece de um dia para o outro. Dedalus Prime cuidou da migração e treinamento da equipe de TI
Instabilidade e falta de espaço suficiente de armazenamento das mensagens levou a operadora Visual Turismo a migrar para a computação em nuvem. A plataforma escolhida foi o Google Apps, com apoio da Dedalus Prime no projeto de migração das 310 contas de usuários, alguns deles com mais de 25 anos de casa e uma enorme quantidade de arquivos guardados que o servidor de e-mail antigo não dava conta de armazenar.
A Visual Turismo irá completar 30 anos e atua como operadora de turismo especializada em viagens sob medida, customizando o roteiro de acordo com o desejo e a necessidade do cliente, seja para viagens de lazer, lua de mel, ecoturismo, peregrino-religiosos, cruzeiros ou incentivo. Neste período já embarcou mais de três milhões de passageiros em mais de 500 roteiros nacionais e internacionais. Possui 11 filiais nos principais centros econômicos do país e conta com mais de 13 mil agentes de viagem parceiros.
“O serviço de e-mail é uma ferramenta vital para o nosso negócio na comunicação com as agências de turismo atendidas pela operadora. Não dá para imaginar hoje uma operadora como a nossa, com grande volume de documentos que necessitam ser guardados com um serviço de e-mail que não funciona corretamente”, comenta Henrique Vitor Santos, analista de TI da Visual Turismo, responsável pela migração para a nova plataforma Google Apps.
O e-mail era instalado na máquina do usuário, com versões diferentes e usuário completamente isolado, sem qualquer capacidade de compartilhamento. Alguns com capacidade de armazenamento de 8GB, outros muito menos porque, neste caso, a versão da ferramenta era mais antiga. Quando este limite era atingido – raramente percebido pelo usuário – o travamento da aplicação e a perda dos dados era constante, “Perder os dados era a maior frustação dos usuários. Não poder recuperar algo importante era altamente irritante”, destaca Santos.
Com a nova plataforma a capacidade de armazenamento é a partir de 30 GB para cada usuário e pode ser estendido facilmente, sem ter que adquirir nova licença, como ocorria anteriormente. “Agora podemos compartilhar os documentos via Google Drive, que é uma ferramenta altamente eficiente e com grande capacidade de armazenamento. Não corremos mais o risco de ter versões diferentes de documentos”.
Sobre os benefícios que mais impactaram no negócio, o analista de TI da Visual Turismo enfatiza a facilidade de acesso do e-mail na nuvem a partir de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, mantendo sempre a integridade dos dados, sem a perda de informação. “Seria impossível falar do e-mail sem mencionar a ótima gestão através do painel de administração e seus relatórios, onde conseguimos acompanhar 100% a entrega e os recebimentos dos e-mails. Falando na qualidade de e-mail não posso deixar de lado a questão da qualidade do nível de AntiSpam, que sem dúvidas, se sobressai no mercado atual”, afirma.
O impacto positivo nos negócios da plataforma é ressaltado pela elevada capacidade de armazenamento e compartilhamento proporcionada pelo Google Drive. “Como a Visual Turismo atua com mais de 15 mil fornecedores de serviços de turismo, o compartilhamento online se mostrou muito útil para o nosso negócio”, destaca Santos. O Google Drive nos abriu novos horizontes no relacionamento com clientes e fornecedores”.
Preparação em uma semana. Virada da chave no dia seguinte
A Dedalus Prime foi fundamental no projeto de migração para o Google Apps, segundo conta, “nos auxiliando e preparando todo o ambiente, migrando os dados necessários, realizando a virada de chave com total segurança. Também recebemos um treinamento para nossa equipe de TI e usuários para que ela se capacitasse para dar novos treinamentos internos na matriz e nas Filiais, assim como dar todo o suporte necessário na nova plataforma Google Apps.
Depois de uma semana de preparação do novo ambiente, a criação de todas as contas de usuários, a virada de chave acontece de um dia para o outro.
Outras ferramentas
Hangout é muito usado na comunicação com as filiais. A redução dos custos com telefonia é sensível, segundo o analista de TI da Visual Turismo. “Antes a gente mandava um e-mail e ligava para saber se a pessoa recebeu. Para conversar com as pessoas de outras áreas o telefone era bastante usado. Agora, a comunicação é mais fácil e rápida porque a ferramenta permite realizar troca de mensagens instantaneamente.
“Também, logo na primeira semana com a nova plataforma Google Apps, usamos o Hangout para realizar um intensivão com todas as filiais, com áudio e vídeo e compartilhamento de tela para mostrar todas as funcionalidades da nova ferramenta. Estamos também usando o Hangout para capacitar os colaboradores no uso de todos os recursos que o novo ambiente oferece, principalmente o Google Docs, e instruímos nossos colabores com as melhores práticas para criar, editar imprimir e compartilhar arquivos com o Google Apps”.