As soluções baseada em Saas – Software como Serviço, trouxe ganhos no suporte e reduziu custos.
Ao longo dos últimos anos, o Grupo Invoiceware desenvolveu uma série de soluções contábeis fiscais para as unidades da Sabó no Brasil. O Grupo Sabó, um dos líderes mundiais no desenvolvimento e fabricação de soluções em vedação para a indústria automobilística, com unidades fabris no Brasil e na Argentina, movimenta apenas no Brasil 15 mil NF-e mercantis de saída, por mês. A emissão de notas fiscais mercantis no formato eletrônico, NF-e de saída (venda de itens, produtos) foi o primeiro projeto implementado na Sabó pelo Grupo Invoiceware. “Na ocasião avaliamos três empresas de TI, pois faz parte dos processos de avaliação considerar outros fornecedores antes de implantar qualquer solução”, afirma a analista de Negócios Cláudia Davanzo dos Santos, da área de TI do Grupo Sabó.
Um dos projetos recentes implementados pelo Grupo Invoiceware na Sabó é a solução parra ECF – Escrituração Contábil Fiscal, uma obrigação acessória anual entregue no ambiente do Sped, e que passou a vigorar a partir de 2015.
Soluções fiscais de entrada (inbound) agilizam os processos de compra
Em novembro de 2013, entrou em produção, na Sabó, a solução para as NF-e mercantis de entrada, referente aos processos de compra de mercadorias e insumos que no geral envolvem vários fornecedores. Apenas para ter uma noção da ordem de grandeza, atualmente são 8 mil NF-e mercantis de entrada por mês registradas de forma automatizada pelas unidades da Sabó no Brasil. Essa automatização das NF-e de entrada tornou mais fácil o controle dos estoques.
Dessa forma, a Sabó vem otimizando processos internos e aproveitando melhor as informações contidas nos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas enviadas para a Receita Federal. O universo de dados contidos nesses arquivos pode ser aproveitado no cumprimento de outras obrigações para atender as demandas do Sped – Sistema Público de Escrituração Digital.
Mesmo sendo opcional, a automatização das NF-e de entrada de imediato trouxe uma diminuição no tempo gasto nos processos internos e melhoria na qualidade dos dados fiscais, devido precisão dos números registrados e consequente diminuição de falhas nos fechamentos como: conciliação menor, estornos e ajustes. E consequentemente agilidade no processo de entrada dos itens no estoque e aumento do índice de disponibilidade dos itens de estoque ao usuário final. E em maio de 2014 foi a vez do CT-e (Conhecimento de Transporte) de entrada e das NFS-e de entrada entrarem em produção, após o período de alguns meses para implementação.
Ao adotar as soluções fiscais do Grupo Invoiceware, baseada em Saas – Software como Serviço, a Sabó obteve ganhos no suporte, que passou a ser executado pela equipe de analistas internos, e na redução de custos com soluções externas/infraestrutura (hardware, banco de dados, etc). Na rotina diária, a implantação dessas soluções trouxe “confiabilidade nos dados, velocidade nas entregas de obrigações e nos lançamentos de notas fiscais”, afirma Cláudia. “Atualmente as NF-e de entrada são lançadas por duas pessoas e, anteriormente, no último dia do mês era necessário o reforço de mais duas pessoas. Hoje não é preciso mais esse reforço e não há necessidade de horas extras para ‘dar conta’ dos lançamentos”.
Já o EFD ICMS/IPI, uma obrigação apresentada mensalmente, teve a primeira entrega automatizada em setembro de 2013. Com a implementação da solução para o EFD ICMS/IPI, o tempo para cumprir a obrigação foi reduzido pela metade. E no caso, do ECD – Escrituração Contábil Digital para fins fiscais e previdenciários, que é uma obrigação anual, com a primeira entrega em junho de 2013, a otimização de tempo foi ainda maior, redução de 70% no tempo gasto. Já O EFD contribuições ainda está em andamento, devido a ajustes internos que tivemos que fazer”, esclarece a analista de TI.
Vale ressaltar que os esforços na automatização dos documentos contábeis-fiscais envolvem uma grande sinergia por parte dos profissionais diretamente envolvidos no Grupo Sabó, das áreas de Tecnologia da Informação (TI), Fiscal e Contábil, contando com o suporte e as soluções de TI do Grupo Invoiceware.
Sobre o Grupo Invoiceware
O Grupo Invoiceware, formado pela Invoiceware e a KFBC IT Consulting, é um grupo multinacional dedicado a equacionar e harmonizar diferentes legislações fiscais. Suas soluções permitem a emissão e o recebimento de documentos eletrônicos em conformidade com a legislação do país em que o cliente esteja atuando e sob medida para a necessidade de cada empresa. Atualmente o Grupo Invoiceware está presente no Brasil, Argentina, Chile, Equador, Peru, Uruguai, México e países da Europa, e é um dos 50 melhores provedores de tecnologia do mundo listados pela Spend Matters Almanac. Saiba mais em www.invoiceware.com.br