É natural que durante um processo de M&A a empresa fique mais exposta a riscos, pois precisa abrir suas portas para auditorias, compartilhar documentos e conversar com a contraparte, que pode não ter o mesmo nível de segurança. Além de se preparar para ameaças externas, é preciso um alto controle interno das informações que trafegam.
A era das salas físicas de dados com papel, correio tradicional e deslocamentos de executivos ficou no passado; esse processo não é mais viável em um mundo globalizado com negócios de M&A transfronteiriços acontecendo a todo instante. Se sua empresa ainda faz processos como due diligence desta maneira, é bom repensar seus métodos.
No processo de M&A, você só conhecerá a fundo a segurança digital de uma empresa quando estiver dentro dela, no dia-a-dia, mas até lá precisa garantir que seus dados estão seguros. Firewalls ou sistemas de defesa tradicionais demoram a ser estabelecidos, portanto a segurança precisa ser embutida no documento, pois somente assim você tem o controle de quão segura está sua informação.
Novas empresas são terreno desconhecido. Com a segurança embutida no arquivo, você não precisa se preocupar se ela possui ou não normas e dispositivos de segurança estabelecidos. Com criptografia e IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação), o controle está na sua mão para determinar e gerenciar quem vê, edita, compartilha, imprime, copia, enfim, tudo que acontece em todo o ciclo de vida de um arquivo.
Com todos os holofotes voltados em uma operação pública, imagine as consequênciasde ter documentos sensíveis espalhados por vários dispositivos de confiança duvidável e até mesmo em links abertos de sync and share de nível consumidor disponíveis em buscas do Google. Acredite, isso já aconteceu.
Unificar documentos em uma só plataforma de nível corporativo acelera os processos, reduz custos e disponibiliza gerenciamento das informações. Essas qualidades são cruciais para um negócio seguro e para futuras auditorias, sempre dentro das normas de governança e regulamentações.
O negociador que deixa suas inúmeras planilhas de Excel, arquivos de Word e e-mails espalhados em várias plataformas e dispositivos está abrindo uma brecha e tanto para os cyber criminosos, como mostra a pesquisa “The Art of Deal Management”. É certo que ele precisa ter todos os arquivos à mão, mas jamais pode colocar a segurança em risco para isso. É justamente para resolver esse impasse de acessibilidade versus segurança no tráfego dos arquivos que foi criada uma solução na nuvem com possibilidade de acesso em qualquer dispositivo, a qualquer momento. Somente VDRs (virtual data rooms) e sync and shares certificados podem assegurar um negócio de sucesso.
Além disso, somente um provedor de serviços SaaS (Software as a Service) especializado no mercado de Fusões e Aquisições na nuvem pode auxiliar uma empresa desde sua preparação para um M&A (fase em que as informações circulam dentro da empresa), passando pela busca de negócios e networking como uma verdadeira rede social de M&A e due diligence com intensa troca de documentos entre empresas, até a finalização do negócio.
Plataformas que funcionam como redes sociais privadas ajudam a unir as partes interessadas, atendendo exigências específicas do negócio e com uma rede selecionada. A disponibilidade desta tecnologia poupa os profissionais de inúmeros telefonemas, e-mails, reuniões presenciais e outros processos tradicionais que demandam muito tempo e dinheiro, e que ainda podem abrir brechas de privacidade.
Em um ambiente em que rígidas normas precisam ser seguidas, a competitividade é alta e em tempos de uma verdadeira guerra virtual na qual existem até grupos especializados em atacar processos de M&A em busca de informações privilegiadas, as palavras de ordem precisam ser organização, governança, privacidade e segurança.
Por fim, lembre-se sempre, quando algo está na nuvem, está em algum lugar físico. Procure conhecer os métodos da empresa contratada, seus data centers, seu histórico de segurança. Com essas medidas sobra espaço para o que realmente importa, seu negócio.
Por Cláudio Yamashita, Diretor Geral da Intralinks no Brasil.