Contratos são necessários para reforçar e formalizar acordos comerciais em todos os segmentos. Redigir cláusulas que atendam às necessidades de ambas as partes e negociar contratos de forma efetiva garantem que a prestação de serviços seja feita de forma transparente e reforçam a segurança jurídica.
Entretanto, vários desafios podem ocorrer durante uma negociação contratual, entre eles falhas de comunicação, desacordo de termos entre as partes, demora, dificuldade de acompanhar datas e prazos, entre outras situações.
Para negociar contratos da melhor forma, evitando impactos negativos a médio e longo prazo, é possível contar com auxílio da tecnologia, que facilitará a tomada de algumas decisões.
Impactos da pandemia na negociação de contratos
A COVID-19 impactou diretamente no exercício do cumprimento de cláusulas de relações contratuais. Algumas medidas tomadas para contenção do vírus, como o teletrabalho, o isolamento e a paralisação temporária de algumas atividades, influenciaram as contratações que estavam ativas. Estas imprevisibilidades, quando mal gerenciadas, podem resultar em conflitos.
Desde o início da pandemia, profissionais que lidam com contratos enfrentam novas demandas e desafios, precisando renegociar contratos levando em consideração a nova realidade, que teve como consequência a falta de insumos e de mão de obra, e a impossibilidade de realizar transações comerciais presencialmente.
Diante disso, é importante digitalizar os processos, e levar em consideração algumas atitudes, para que nenhuma das partes envolvidas saia perdendo durante as negociações contratuais.
Formalização dos acordos
A boa relação entre os envolvidos de um acordo é fundamental para um funcionamento efetivo da prestação de serviços, especialmente quando feita de forma remota. Por isso, é preciso manter a comunicação transparente, adaptando o contrato para beneficiar as partes da melhor forma e analisar com bom-senso informações como: prazo, valores, juros e multas.
Para que o contrato tenha plena validade, precisa ser assinado por todos os envolvidos. Incluindo responsáveis pela empresa, testemunhas, e o ideal é também contar com a validação de um profissional do ramo jurídico. Ferramentas de assinatura digital otimizam muito esse processo, pois possibilitam que as partes assinem o documento de qualquer lugar, a partir de um dispositivo móvel.
Gestão de contratos digitais
Com uma solução especializada em gestão de documentos, administrar contratos torna-se muito mais fácil e dinâmico. As atualizações dos documentos podem ser feitas totalmente online, com controle total das edições, informando inclusive quem alterou o documento.
A personalização de acessos criptografados e o controle de fluxos são outras facilidades que a tecnologia apresenta. O responsável pelo documento pode, por exemplo, configurar o fluxo para que um advogado faça a revisão final do documento.
É possível centralizar as informações e anexar todas as evidências relativas a um documento diretamente no sistema. Anulando o risco de perdas e agilizando o processo de busca por históricos. Por essas razões, muitas empresas têm aderido à tecnologia para auxiliar na gestão de contratos e documentos.
Texto assinado por: Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial do InContract
Website: https://www.incontract.com.br/