Atualmente a grande maioria dos profissionais está continuamente com a sensação de que o tempo que tem disponível não é o bastante para dar conta de todas as demandas que precisa, e, por isso, certamente ser mais produtivo pode ser o diferencial necessário para potencializar resultados e ainda ter mais qualidade de vida.
Não é de hoje que se fala na importância de saber gerenciar o tempo para ser um profissional de sucesso, mas há muito tempo as técnicas de gerenciamento de tempo tradicionais se mostram ineficazes para lidar com a avalanche de atividades que são necessárias de serem cumpridas diariamente.
Por isso a ciência tem mostrado que, mais que conhecer as soft skills de gerenciamento do tempo, é preciso desenvolver as Mind Skills que são importantes para melhorar a produtividade.
Mind Skills é o método criado pela professora de MBA, Especialista em Desenvolvimento do Potencial Humano e Pós-Graduanda em Neurociências e Comportamento, Gaya Machado que descreve e reúne as habilidades mentais que combinam descobertas de áreas da neurociência e das ciências comportamentais e, especificamente, podem ser aplicadas em nosso dia a dia para potencializar a produtividade.
A especialista, que presta consultoria em algumas das maiores empresas do país explica que um grande equívoco é achar que ao ser multitarefas, pode-se ganhar em tempo e produtividade. “O mundo ao nosso redor foi exigindo cada vez mais de nós e da nossa atenção, que foi ficando cada vez mais fragmentada. Faz parte do senso comum acreditar que fazer várias coisas ao mesmo tempo pode nos tornar mais produtivos, mas o que acontece é que, ao insistir na ideia de ser multitarefa, mudando de uma atividade para outra muito rapidamente, alteramos a química orgânica, estimulando exageradamente o cérebro que, ao invés de nos ajudar a pensar com mais clareza, pode sofrer uma espécie de ‘neblina mental’ ou pensamento bagunçado. O resultado é que, ao invés de ser uma estratégia para resolver os problemas melhor, o multitarefa tende a nos deixar ainda mais confusos”, diz Gaya.
O multitarefa diminui o rendimento cognitivo, gera estresse, ansiedade e insônia. Ele passa a falsa crença de que se pode ser mais produtivo, mas tem um impacto importante no coeficiente intelectual. De acordo com um estudo da University of Califórnia, EUA, estimativas mostram que, ficar alternando entre diferentes tarefas várias vezes ao dia pode resultar em uma perda de produtividade de cerca de 40%, ao realizar muitas dessas trocas em um único dia.
Em “Foco: a atenção e seu papel fundamental para o sucesso”, Daniel Goleman chama o hábito de ser multitarefa de ruína da eficiência e explica que cada vez que se troca de uma tarefa para a outra, podem ser necessários de dez a 15 minutos para que o foco total volte a ser recuperado. Em um dia de diversas práticas de multitarefa se estaria, ao invés de ser mais produtivo, desperdiçando a capacidade de concentração e, claro, muito tempo.
Outro grande desafio para a produtividade é a força de vontade que, ao contrário do que acredita a grande maioria, não é 100% uma escolha. Gaya explica que o autocontrole é como um músculo que, ao ser usado se cansa, por isso também precisa de repouso. E a força de vontade não se desgasta apenas na hora de escolher entre uma coisa ou outra. “Lidar com o estresse do dia a dia, ter que se adaptar a diferentes situações, resistir aos impulsos, tomar decisões e muitas situações que enfrentamos diariamente, usam nossas reservas de força de vontade e podem nos deixar sem ‘estoque’ para situações nas quais ela seja muito necessária. É por isso que muitas vezes começamos o dia motivados e comprometidos com nossos objetivos e tarefas, mas depois de um dia de pequenos desgastes, imprevistos e distrações, nos vemos sem força de vontade para retomar projetos importantes, ainda que ainda haja tempo disponível na agenda. Por isso que é muito mais que gestão do tempo. É preciso desenvolver as mind skills para direcionar a força de vontade de maneira estratégica para que ela não falte nos momentos mais importantes”, esclarece.
Se por um lado pode parecer desanimador saber que a força de vontade não é escolha, por outro pode ser um alívio e uma estratégia. Um alívio para eliminar a culpa situações nas quais se poderia ter mais autocontrole no passado e por algum motivo se falhou, e uma estratégia porque se pode, através desta consciência, é possível explorar caminhos para aumentar a energia do autocontrole.
Se o profissional quer que o cérebro melhore suas conexões e, consequentemente, seu desempenho em alguma área, é necessário se dedicar a isso. Uma das estratégias comprovadamente bem-sucedidas é o mindfulness ou atenção plena. Trata-se de um estado mental que tem por objetivo trazer o corpo e a mente para o momento presente, evitando reações automáticas. A prática recorrente de mindfulness ajuda a desenvolver habilidades para realizar escolhas conscientes, melhora o foco, o autocontrole e a produtividade. Bastam cinco minutos diários para treinar o cérebro e extrair dele o máximo de potencial.
Quando o profissional entende que ser multitarefa não é um aliado, mas uma armadilha e que a força de vontade é limitada, adquire ferramentas eficazes para fazer escolhas de maneira consciente, de acordo com seus principais objetivos.
Estas habilidades mentais colocadas em prática, dia após dia, utilizadas de maneira estratégica para programar as atividades e direcioná-las da melhor maneira são fundamentais para alcançar a produtividade.