A rápida adoção do home office, como consequência do isolamento social, voltou os holofotes à necessidade de um bom gerenciamento de gastos com telefonia e demais dispositivos móveis, que se tornaram centrais para a continuidade do trabalho das empresas.
O gerenciamento estratégico evita despesas desnecessárias. Por exemplo, se uma fatura não é paga corretamente, a operadora corta o serviço, afetando a produtividade. E a companhia ainda fica sujeita à cobrança de juros e multa. O transtorno pode ser grande, principalmente quando há a interrupção de algum serviço essencial por falta de pagamento para o dia a dia do negócio.
Para muitas empresas, o elevado volume de faturas complica a administração dos pagamentos. Para evitar atrasos na quitação dos débitos, uma boa ferramenta é capaz de automatizar todo o processo.
Também é possível realizar a auditoria dessas informações, para garantir a exatidão dos dados que constam na fatura. Ou seja, a plataforma confere se as tarifas foram aplicadas corretamente e se somente os serviços contratados e em uso estão sendo cobrados. Se houver inconsistências, é gerado um relatório para que o cliente conteste a cobrança junto às operadoras e recupere os valores indevidamente cobrados. Além disso, é importante que este relatório já esteja adequado aos padrões impostos pelas operadoras.
Para isso, a solução precisa fazer a gestão dos contratos com as operadoras. Isso implica o registro de todas informações relevantes, como data de início e fim da prestação do serviço, tarifas negociadas, serviços inclusos e pacotes limitados ou ilimitados, entre outros dados. Essa funcionalidade avisa quando o contrato está perto de expirar, o que permite a negociação antes do vencimento.
Uma boa solução não deixa a empresa na mão na hora de realizar o inventário. Esse levantamento é um dos grandes desafios para quem lida com TI e telecom. O volume de gastos gerado pela má gestão de inventário de telefonia e de links chega a ser surpreendente, mas processos integrados proporcionam mais eficiência na administração. Por exemplo, manter aberto um chamado de substituição de aparelho enquanto o inventário não for atualizado.
O mercado já oferece uma solução que alia a gestão de custos de TI e telecom, como licenças de softwares, cloud, IoT e impressão. Um dashboard proporciona uma visão unificada desses custos. Por meio dele, é possível conferir a despesa por períodos, acessar detalhes e comparar os gastos mês a mês ou mesmo com o orçamento da companhia.
Uma grande vantagem desse tipo de solução é que ela inclui centenas de tipos de faturas parametrizado, uma vez que cada cliente tem custos e faturas diversos. Também permite escolher um modelo de rateio padrão ou customizado, sem falar na gestão minuciosa do inventário de todo o setor.
*Wally Niz é diretor de Marketing e Vendas da Navita, líder em serviços gerenciados de mobilidade, TI e telecom. [email protected]