Novas alternativas ajudam a reduzir o tempo de inatividade entre as reuniões
Para muitas pessoas, videoconferências em sequência são uma marca registrada da era pandêmica. Uma conversa termina, outra começa, e muitas vezes não é possível dar uma alongada, beber um copo de água, ou simplesmente espairecer.
Em um estudo mais recente que fizemos sobre a atividade das ondas cerebrais, os pesquisadores confirmaram o que muitas pessoas sentem na prática: Reuniões virtuais em sequências são estressantes. Mas a pesquisa também mostrou que há um remédio simples: intervalos curtos entre as reuniões.
“Nossas pesquisas mostram que os intervalos são importantes, não apenas para nos deixar menos exaustos até o final do dia, mas para realmente melhorar nossa capacidade de concentração e engajamento com essas reuniões”, diz Michael Bohan, diretor sênior do grupo de Engenharia de Fatores Humanos da Microsoft, que supervisionou o projeto.
As configurações no Microsoft Outlook tornam mais fácil e automático realizar esses intervalos essenciais entre reuniões em sequência – e como sabemos que um formato não serve para todo mundo, as empresas têm duas opções. Os indivíduos podem definir padrões de agendamento que automaticamente encurtam as reuniões que eles programam. E a partir de hoje, os clientes têm a capacidade de definir padrões de agendamento em toda a organização que encurtam as reuniões e criam espaço para pausas e intervalos para todos na empresa.
“As reuniões em sequência, que se tornaram um padrão nos últimos 12 meses, simplesmente não são sustentáveis”, diz Jared Spataro, CVP, Microsoft 365. “O Outlook e o Microsoft Teams são usados por milhões de pessoas em todo o mundo, e essa pequena mudança pode ajudar os clientes a desenvolver novas normas culturais e melhorar o bem-estar de todos.”
“No mundo atual do trabalho remoto e híbrido, não basta apenas incentivar o autocuidado. Precisamos inovar e aproveitar a tecnologia para ajudar os funcionários a operacionalizar os intervalos tão necessários em suas rotinas diárias “— Kathleen Hogan, Chief People Officer da Microsoft.
Como aqui na Microsoft temos muitos funcionários em diferentes funções em todo o mundo, estamos incentivando os indivíduos a ativar essas configurações, caso funcionem para eles e sua equipe. E a medida que avançamos no trabalho híbrido, continuaremos a aprender e a procurar maneiras de melhorar a forma como trabalhamos juntos neste novo mundo mais digital.
O motivo das pausas: o que diz a pesquisa
À medida que as rotinas pandêmicas se intensificavam e aumentavam a participação digital durante os dias de trabalho, centenas de pesquisadores da Microsoft se reuniram para estudar como o trabalho está mudando, incluindo um dos maiores grupos de pesquisa do mundo sobre o assunto.
O nosso estudo mais recente baseia-se nesse trabalho. O Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft procurou encontrar uma solução para atender à fadiga – uma preocupação urgente em nossa nova era de trabalho remoto e híbrido. Pesquisadores do laboratório, que examinam como os seres humanos interagem com a tecnologia, solicitaram à 14 pessoas que participassem de videoconferências enquanto usavam equipamentos de eletroencefalograma (EEG) – um equipamento para monitorar a atividade elétrica em seus cérebros.
Cada um dos 14 voluntários participou de duas sessões diferentes de reuniões. Em um dia, eles assistiram a trechos de quatro reuniões de meia hora em sequência, com cada chamada dedicada a diferentes tarefas – projetar um layout de escritório, por exemplo, ou criar um plano de marketing. Em outro dia, as quatro reuniões de meia hora foram intercaladas com intervalos de 10 minutos. E em vez de saírem imediatamente de uma reunião para participarem de outra, os participantes meditaram usando um aplicativo de meditação durante os intervalos.
Para garantir dados precisos, todos os participantes fizeram a mesma atividade durante os intervalos – neste caso, meditação -, pois assim os resultados seriam comparáveis. As atividades ocorreram em duas segundas-feiras consecutivas: alguns participantes começaram com reuniões em sequência, enquanto outros tiveram intervalos entre as reuniões, e na semana seguinte eles trocaram. Também tivemos outras pessoas que se reuniram com os participantes da pesquisa para simular um dia típico de interação com várias equipes.
A pesquisa revelou três principais resultados.
- Os intervalos entre as reuniões permitem que o cérebro “reinicie”, reduzindo o acúmulo de estresse das reuniões.
Como vimos em estudos anteriores, em duas horas de reuniões em sequência, a atividade média das ondas beta – aquelas associadas ao estresse – aumentou ao longo do tempo. Em outras palavras, o estresse continuava acumulando.
Mas quando os participantes tiveram a oportunidade de descansar usando a meditação entre as reuniões, a atividade beta caiu, permitindo uma “reinicialização”. Esta reinicialização permitiu que os participantes iniciassem sua próxima reunião em um estado mais relaxado. Isso também permitiu que o nível médio de ondas beta se mantivesse estável durante quatro reuniões, sem acúmulo de estresse, mesmo com essas quatro videochamadas.
O remédio para enfrentar a fadiga é simples: fazer intervalos curtos.
Nosso cérebro funciona de forma diferente quando você faz intervalos
Fazer uma pausa entre videochamadas evita que o estresse se acumule
O Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft usou equipamento de EEG (Eletroencefalografia) para medir a atividade da onda beta – associada ao estresse – no cérebro dos participantes da reunião. Para aqueles que faziam intervalos, sua atividade média de onda beta permaneceu constante por boa parte do tempo; a “frieza” de seus níveis de estresse é visualizada aqui em cores azul e verde. Para aqueles que não faziam intervalos, sua atividade média de onda beta aumentou com o passar do tempo, sugerindo um acúmulo de estresse; esse aumento é retratado aqui com as cores mudando de frio para quente. O gráfico representa a diferença relativa na atividade beta entre as condições de interrupção e sem interrupção no topo de cada reunião (média dos 14 participantes da pesquisa).
- Reuniões em sequência podem diminuir sua capacidade de se concentrar e seengajarcom o trabalho.
Fazer intervalos ajuda a melhorar o engajamento com o trabalho
Respirar não apenas alivia o estresse, mas também ajuda no seu desempenho
Para avaliar se as pessoas estão engajadas ou distraídas, os pesquisadores estudam um padrão de ondas cerebrais conhecido como assimetria alfa frontal (a diferença entre a atividade das ondas alfa direita e esquerda na área frontal do cérebro). No estudo da Microsoft, aqueles que fizeram intervalos mostraram assimetria positiva, que está associada a maior engajamento. Aqueles que não fizeram intervalos apresentaram assimetria negativa, o que está associado à maior distração.
Quando os participantes fizeram intervalos para meditação, os padrões de ondas cerebrais mostraram níveis positivos de assimetria alfa frontal, o que se correlaciona com maior engajamento durante a reunião. Sem intervalos, os níveis foram negativos, sugerindo que os participantes estavam pouco ou nada engajados com a reunião. Isso mostra que, quando o cérebro está experimentando estresse, é mais difícil manter-se focado e engajado.
Em suma, as pausas não são apenas boas para o bem-estar, elas também melhoram a nossa capacidade de fazer o nosso melhor trabalho.
- A transição entre reuniões pode ser uma fonte de alto estresse.
Sair imediatamente de uma reunião para participar de outra pode causar picos de estresse
Fazer pausas entre conversas alivia esse estresse
Sem intervalos, a atividade das ondas beta no cérebro pode aumentar consideravelmente no início e no final dos encontros, o que sugere um aumento no estresse. Fazer intervalos não só evita esses picos, mas causa uma queda na atividade beta – o que se correlaciona com menos estresse.
Para os participantes que não fazem pausas, os pesquisadores também notaram que o período de transição entre as chamadas causou um aumento da atividade beta ou dos níveis de estresse.
Isso pode acontecer porque “você está chegando ao final da reunião, sabendo que tem outra reunião a caminho, e você vai ter que trocar de marcha e usar o cérebro para pensar muito sobre outra coisa”, diz Bohan.
Para esses participantes, a atividade da onda beta saltou novamente quando novos encontros começaram. Quando as pessoas fizeram intervalos para meditação, em contraste, o aumento da atividade beta caiu entre as reuniões, e o aumento no início da reunião seguinte foi muito mais suave e harmonioso.
O resultado: Os intervalos, mesmo curtos, são importantes para que as transições entre as reuniões sejam menos estressantes.
“O que torna este estudo tão poderoso e aplicável é que estamos efetivamente mostrando para as pessoas o que elas sentem fenomenologicamente por dentro”, diz Bohan. “Não é uma abstração – pelo contrário. É uma expressão científica do estresse e da fadiga que as pessoas sentem nas reuniões em sequência.”
Como estamos adaptando nossos produtos e práticas
Essas descobertas ajudaram a informar as configurações no Outlook que permitem que indivíduos ou organizações definam padrões que tiram cinco, 10 ou 15 minutos das reuniões do Microsoft Teams para criar intervalos entre as conversas.
Por exemplo, um indivíduo ou empresa pode decidir iniciar suas reuniões cinco minutos após a hora ou meia hora, de modo que os encontros de 30 minutos caiam para 25 minutos e as conversas de uma hora sejam encurtadas para 55 minutos. Isso significa que uma reunião de meia hora que teria começado às 11: 00 se tornará uma reunião de 25 minutos começando às 11:05.
Não é apenas a pesquisa cerebral que apóia essa mudança. A sobrecarga digital tornou-se uma questão urgente na nova era de trabalho remoto e híbrido. No Índice de Tendências de Trabalho de2021da Microsoft publicado em março, 54% dos entrevistados em uma pesquisa externa global disseram que se sentem sobrecarregados, enquanto 39% se descreveram completamente exaustos.
Ao longo do ano passado, introduzimos várias novas capacidades para promover o bem-estar neste momento de rápida mudança. O Together mode no Microsoft Teams ajuda a combater a fadiga; um Virtual Commute ajuda a restabelecer os limites entre trabalho e casa; e uma integração do Headspace com o aplicativo Microsoft Viva Insights promove a atenção plena. Esta nova configuração do Outlook é um próximo passo nesta jornada de bem-estar, e há mais por vir.
Uma última observação: Se você estiver usando a nova configuração no Outlook para criar intervalos entre reuniões, considere se afastar do computador. “Tente não usar esses cinco ou 10 minutos para fazer algum outro tipo de trabalho”, diz Bohan. “Recupere o fôlego e faça uma pausa longe da tela. ”
Estratégias para conseguir fazer pausas – e superar a fadiga das reuniões
Sabemos que reservar espaços para intervalos é algo mais fácil de ser dito do que feito, por isso reunimos algumas dicas embasadas por pesquisas sobre como conseguir tempo para pausas, aproveitar ao máximo os momentos de descanso e tornar as reuniões mais eficazes e energizantes.
- Mude a sua mentalidade. Embora possa parecer mais produtivo fazer reuniões em sequência, a pesquisa mostra que na verdade é o contrário. Encare os intervalos longe do seu computador como uma parte essencial do seu dia de trabalho.
- Encontre atividades que acalmem a sua mente durante os intervalo A meditação é uma forma eficaz de relaxar e recarregar as energias entre os encontros, mas outros estudos mostram que a atividade física, como a caminhada, também é benéfica. Estudos anteriores da Microsoft sugerem que desenhar ou ler algo agradável também traz benefícios. “Pode ser qualquer coisa que tire sua mente das coisas relacionadas ao trabalho e a concentre em algo que você sente que é relaxante”, diz Bohan. Isso irá ajudá-lo a estar renovado e recarregado quando começar a sua próxima reunião.
- Crie ainda mais tempo para pausas, considerando outros modos de comunicação. Antes de agendar uma videochamada, faça uma pausa e pergunte a si mesmo: Precisamos mesmo de uma reunião sobre esta questão? Assuntos mais dinâmicos, criativos ou emocionais podem exigir uma reunião, enquanto verificações de status e assuntos informativos podem se beneficiar da colaboração de documentos, um canal do Teams ou e-mail. Outras tarefas simples podem ser tratadas via chat. Saiba mais.
- Torne as reuniões mais intencionais. As melhores – e muitas vezes as mais curtas – reuniões são mais intencionais. Melhores práticas, como criar e enviar uma agenda com antecedência, ser atencioso com quem participa, começar e parar na hora certa e fazer a transição para uma recapitulação para os cinco minutos finais, facilitarão a realização de seus objetivos em menos tempo. Saiba mais.
- Mantenha os participantes engajados e energizados. Em reuniões virtuais, pode ser difícil interagir remotamente. Um moderador pode ajudar a garantir que os participantes remotos sejam incluídos. Recursos como Levante a mão, Whiteboard e Breakout Rooms no Microsoft Teams são ótimas maneiras de usar a tecnologia para estimular conversas criativas e estratégicas.
Metodologia de Estudo
Um estudo realizado de 8 a 18 de março de 2021, pelo Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft, com 14 pessoas participando de videoconferências enquanto usavam equipamentos de eletroencefalograma (EEG) para monitorar a atividade elétrica em seus cérebros. Os participantes eram funcionários da Microsoft e de outras empresas que residem nos EUA e que normalmente trabalham na área de informação e remotamente. Cada um dos voluntários participou de dois blocos de sessões diferentes de reuniões. Na primeira sessão, metade dos participantes participou de um período de quatro reuniões de meia hora em sequência (duas horas contínuas), com cada chamada dedicada a diferentes tarefas (projetar um layout de escritório, por exemplo, ou criar um plano de marketing). Para os demais, os quatro encontros de meia hora foram intercalados com intervalos de 10 minutos, durante os quais os participantes meditaram com o aplicativo Headspace. Na semana seguinte, os grupos mudaram; aqueles que tinham feito reuniões em sequência tiveram intervalos, e vice-versa. Três a quatro voluntários adicionais não avaliados por EEG participaram de cada reunião de 30 minutos para criar uma variação de participantes colaborando para completar as tarefas atribuídas. Nota: Headspace não foi envolvido no projeto ou execução do estudo.
Texto de ações sociais
Pesquisadores da Microsoft que estudam ondas cerebrais confirmaram o que muitas pessoas sentem pela experiência: Reuniões virtuais em sequência são estressantes. Mas a pesquisa também aponta para um remédio simples – intervalos curtos. Alterações no Microsoft Outlook ajudam a estabelecer intervalos essenciais entre reuniões em sequência.
ID da história do módulo de recirculação
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/managers-keep-teams-connected
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/radical-creativity
Legenda de imagem para arte “hero”:
Ilustração de Ben Wiseman
Texto alternativo para arte “hero”: Uma ilustração de uma pessoa descansando entre duas reuniões.