Com a globalização dos mercados e a crescente adoção e integração de novas tecnologias, torna-se cada vez menos comum o pagamento em dinheiro em estabelecimentos comerciais. Os novos padrões de consumo do público, faz aumentar, gradualmente, a opção de pagamentos por meios digitais ou por meio de cartão, seja ele de débito ou de crédito.
Nesse sentido, o aumento significativo do número de adquirentes e bandeiras no mercado, que somados às diversas formas de pagamento como débito e crédito, com diversas taxas para cada tipo de operação, geram uma dificuldade no controle do efetivo pagamento.
O mercado de maquininhas de cartão mudou muito nos últimos anos. Hoje, há uma variedade de adquirentes e subadquirentes. Da mesma forma que há um número cada vez maior de ofertas de maquininhas, há também um aumento considerável na variedade de taxas e prazos de pagamento. Isso influencia diretamente no caixa da empresa.
Uma empresa que efetua inúmeras vendas em 12 parcelas, por exemplo, recebe o pagamento das adquirentes em lotes. Controlar esse lote de dinheiro, identificando a que venda pertenceu esses valores, é essencial para uma gestão de caixa mais eficiente.
Controlar esses dados de forma manual é uma tarefa quase que impossível para os donos de estabelecimentos. Além de ter que identificar a fonte pagadora e a venda a que se refere, é necessário, ainda, identificar os descontos de taxas e descontos de serviços.
Existe uma grande dificuldade em se identificar com clareza quais vendas correspondem ao pagamento efetuado. Saber quais adquirentes efetuaram tais pagamentos, bem como fazer a conciliação bancária para saber se o valor realmente entrou na conta, pode ser uma tarefa difícil, causando um problema para seu controle e um prejuízo no seu caixa.
Devido à alta complexidade e dificuldade em controlar esses recebimentos, muitas empresas acabam por acreditar e aceitar os valores pagos pelas adquirentes. Contudo, em processos de auditoria, é muito comum identificar diversas falhas e erros envolvendo tal procedimento. É possível que, ao se eximir de controlar esses pagamentos, o empresário acabe perdendo dinheiro.
Diversos erros podem ser identificados em uma auditoria da maquininha de cartão, como, por exemplo: erro de cobrança de taxa, antecipação não autorizada, falta de formalismo de contrato, cobranças indevidas de taxas e descontos de boletos não autorizados. Para empresas que trabalham com um volume financeiro maior, essas divergências acabam sendo extremamente representativas no fluxo de caixa.
Analisando com mais profundidade essa questão, é possível identifiacar que os vouchers (Vale Alimentação, Vale Refeição, Vale Combustível) acabam sendo os que possuem o maior índice de erros e que mais causam prejuízo às empresas. Por possuírem taxas mais altas acabam por penalizar ainda mais os estabelecimentos.
Por esse motivo, há diversas formas do empresário auditar, conciliar e garantir que os recebimentos estejam sendo realizados de forma correta. A Revisão da Maquininha possui dois pontos importantes: (i) a conciliação irá revisar, regularizar e verificar as falhas a partir do momento da implementação para o futuro; (ii) revisar os últimos 5 anos de tudo que já passou pela máquina, mas que não se tem ideia se foi pago a maior ou se pago a menor.
É possível, desse modo, regularizar a vida da empresa no presente e no futuro, no momento em que se realiza a conciliação. Por outro lado, também é possível recuperar valores que foram pagos a maior nos últimos 5 anos.
Ao adotar um sistema que realiza a integração dos dados, o estabelecimento receberá de forma automatizada todas as informações dos adquirentes de vendas, extrato bancário e um cruzamento dos dados anteriores. Dessa forma, é possível verificar se a informação fornecida pela adquirente está correta e de acordo com aquilo que consta efetivamente na conta bancária da empresa.
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