Emitir notas fiscais (NF) dentro do prazo estabelecido em lei e pagar devidamente os impostos são atitudes imprescindíveis para o crescimento de uma empresa, independentemente do porte e do tipo de negócio, já que garantem uma boa imagem no mercado e evitam o pagamento de multas.
A emissão de notas fiscais é, de modo geral, um assunto que desperta a curiosidade de empresários e gestores e costuma suscitar algumas dúvidas. No Brasil, é especialmente difícil emitir NF’s, uma vez que os regimes fiscal e tributário são complexos de se entender e burocráticos de se colocar em prática.
Abaixo, tem-se uma lista com alguns dos principais erros cometidos ao se emitir uma nota fiscal:
1. Deixar de emiti-la: sim, este é um erro muito comum. Alguns empresários defendem a ideia errônea de que não são obrigados a emitir notas fiscais. O fato é que sonegar impostos configura crime. A única exceção à regra da obrigatoriedade de emissão desse documento é relativo aos microempreendedores individuais que vendem produtos ou prestam serviços para pessoas físicas.
2. Desatenção ao preencher os dados: conforme o negócio se expande, seu número de vendas aumenta e, portanto, a quantidade de NF’s a serem emitidas também. Logo, é de suma importância que se tenha máxima atenção ao preencher os dados de cada uma das notas (CNPJ, CFOP, NCM, endereço, dentre outros).
3. Não conhecer e, portanto, não saber quando usar cada um dos tipos de notas: são três as variações de notas fiscais, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFS-e (utilizada quando há prestação de serviço), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFC-e (substitui o cupom fiscal eletrônico e é emitida pelo varejo. Sua regulamentação costuma apresentar variações a depender de cada estado da Federação) e Nota Fiscal de Produto Eletrônica – NF-e (destinada à venda de produtos físicos, ainda que a compra tenha sido realizada por meio eletrônico).
4. Confundir nota fiscal com DANFE: DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Impresso, o DANFE representa fisicamente a Nota Fiscal de Produto Eletrônica, NF-e, sem valor jurídico, já que, atualmente, as notas fiscais constituem um título digital.
Há meios de se corrigir uma nota fiscal emitida de modo falho, mas todos eles acabam envolvendo custos como o tempo gasto com o retrabalho (especialistas estimam que cinco minutos é o tempo que se leva para preparar cada nota fiscal. Assim, se houver erro ao menos uma vez, este número dobra, tirando a atenção que poderia ser prestada a outro setor da empresa.), a própria NF, os serviços contábeis e, ainda, eventuais despesas (além de, novamente, tempo) relativas aos órgãos públicos. Além do mais, há a inevitável insatisfação e consequente quebra de confiança do consumidor para com a empresa em nome dos transtornos gerados, já que o cliente pode recusar-se a aceitar a nota. Isso tudo fora a possibilidade de autuação em fiscalizações e de não se conseguir cancelar o documento a tempo.
Para evitar problemas como os acima mencionados, o melhor caminho é automatizar as tratativas envolvendo as NF’s, tornando as operações mais práticas, rápidas e eficazes, se comparadas ao modelo manual de trabalho, controlando de modo mais efetivo tanto a emissão quanto o envio aos clientes, passando por um eventual cancelamento de notas.
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