Uma das coisas mais importantes para uma empresa é a organização. Em uma clínica por exemplo, o principal foco de organização é a agenda. É preciso controlar os agendamentos, o tempo de cada consulta, a frequência com que os clientes procuram os seus serviços, o fluxo de caixa e muito mais.
Todos os dados em apenas um software
Com tantos recursos para agendar compromissos, como a agenda física e a agenda virtual, o mais provável é que a organização fique prejudicada. Por isso é importante ter um sistema centralizado, que torne possível ter uma visão global de todos os compromissos e agendamentos.
A escolha de um software específico para isso é essencial, pois ele vai fazer com a clínica consiga monitorar os dados que estiverem inseridos nele.
Por exemplo, estabelecer a quantidade de vezes em que um atendimento pode ser dividido no cartão de crédito depende de um exame muito atento das finanças. Se tudo estiver num lugar só, mais fácil para a clínica.
Conhecer os clientes para fazer os agendamentos
Uma das melhores dicas para quem tem um negócio é conhecer bem os clientes, seu perfil, seus hábitos e costumes. Na hora de agendar um serviço, esse conhecimento faz toda a diferença.
Há clientes que demandam mais tempo, exigem maior atenção; querem estabelecer uma relação mais aproximada com o atendente. Já outros são mais práticos, não têm muito tempo para conversas e preferem ser atendidos rapidamente.
Nesses dois casos, já é possível organizar a agenda da clínica de estética de acordo com os dois perfis indicados. É uma forma de minimizar os atrasos e de garantir que todos sejam bem atendidos.
Alternar primeiro agendamento e agendamento de rotina
Por meio do software de gestão, é possível ter uma visão clara dos atendimentos que foram marcados e pode estabelecer alguns critérios que facilitem a organização.
Por exemplo, o primeiro agendamento de um cliente merece um tempo maior na agenda da clínica de estética, pois, como ainda não se conhecem, pode ser um momento de apresentação do trabalho e, principalmente, de colher os primeiros dados.
O primeiro agendamento é o momento de criar a ficha do cliente e de anotar todas as informações relevantes sobre ele.
Confirmar presença antes do atendimento
No dia anterior ao atendimento vale a pena confirmar se o cliente realmente vai fazer o atendimento. Pode parecer desnecessário, sobretudo se foi o cliente mesmo quem solicitou o agendamento, mas pode ter acontecido algum imprevisto ou pode ser que ele não esteja se lembrando que havia marcado a consulta.
Uma forma de confirmar o atendimento de maneira prática é a partir do software, que, quando programado, envia mensagens aos clientes marcados para fazer a confirmação.
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