Para aprimorar ainda mais o controle da sua operação, unificar o banco de dados das empresas e padronizar processos, a Unigel(foto) migrou para a versão 12 do ERP da companhia
São Paulo, 07 de março de 2016 – A Unigel, uma das principais fabricantes de especialidades químicas, fertilizantes, plásticos e embalagens da América Latina, adotou o software de gestão da TOTVS para aprimorar o controle de sua operação mundialmente. O ERP da TOTVS é utilizado por oito empresas do grupo Unigel. No passado, cada empresa utilizava uma instalação diferente do mesmo sistema. Visando otimizar a gestão, foi feita a unificação das soluções com o objetivo de oferecer um ambiente único, com cadastros totalmente integrados e processos padronizados. Este movimento foi facilitado pela migração para a versão 12 do ERP da TOTVS. Além do Brasil, a operação mexicana também usa o sistema da companhia.
Com a nova versão, os dados contábeis e fiscais passaram a ser inseridos uma única vez no sistema e replicados automaticamente para todos os módulos da aplicação. Antes, o mesmo item era imputado na ferramenta por diversas empresas, havendo duplicidade no cadastro e registros com nomes e descrições diferentes. O saneamento dos dados, além de reduzir o volume de itens cadastrados, conferiu maior confiabilidade às informações e uma visão precisa do estoque, além de um ganho financeiro significativo à área de suprimentos, que passou a fazer uma compra única para toda a empresa, obtendo margens melhores de negociação.
Os 860 usuários da Unigel perceberam rapidamente a velocidade de navegação e a interface amigável da nova versão do ERP da TOTVS, o que facilitou o trabalho das equipes. A ferramenta simplificou ainda o fechamento contábil e de estoque, que precisava ser feito de forma integrada. “Como uma empresa dependia da outra, o processo acabava gerando gargalos. Com a nova versão do sistema, conseguimos realizar o fechamento por companhia, conferindo um ganho bastante significativo de tempo. O fechamento de algumas empresas maiores leva cerca de quatro horas, enquanto outras gastam aproximadamente 30 minutos”, afirma Cláudia Anania, gerente de TI da Unigel.
Além disso, com a migração, os usuários passaram a contar com um único login e senha para acessar todos os módulos do sistema, simplificando o dia a dia deles. A centralização de todas as soluções em um único acesso também conferiu um ganho significativo à área de TI, que não precisa mais criar e manter atualizados diversos logins, aumentando a segurança das aplicações e permitindo uma melhor visualização das atividades de cada usuário.
A ferramenta conferiu ainda benefícios às rotinas da Unigel devido a parametrização dos processos com base nas melhores práticas realizadas pelas empresas do grupo. Após a identificação desses procedimentos, a equipe interna, com o apoio da TOTVS, configurou a ferramenta com o fluxo mais adequado para cada rotina, simplificando o treinamento dos novos funcionários e as auditorias. Além disso, a nova versão do software de gestão permite a aprovação eletrônica de documentos, mesmo quando os gestores não estão na organização, garantindo agilidade ao processo.
“A transição para a nova versão foi bastante tranquila. Recebemos um atendimento direcionado e dedicado, fator decisivo para o sucesso da migração e que garantiu ganhos de forma mais rápida, bem como a continuidade do projeto e a entrega na data prevista”, informa Anania.
Expansão internacional
A Plastiglas, parte da operação mexicana da Unigel, é líder na produção e comercialização de lâminas de acrílico e adotou o ERP da TOTVS em suas quatro plantas e nos seis centros de distribuição logo após a aquisição pela brasileira. Até então, a empresa utilizava o sistema de gestão de uma multinacional. A troca, realizada em 2 meses, reduziu os custos operacionais e trouxe ganhos de performance para a companhia em nível continental. Desta forma, ficou mais fácil integrar as operações, dando ao Brasil acesso total às informações do México e mais agilidade na tomada de decisões com base em indicadores e dados confiáveis.
“A ferramenta unifica a gestão de toda a atividade empresarial, permitindo recorrer à base de dados quando necessário sem que seja preciso esperar o final do mês para identificar o andamento da operação. Além disso, ao disponibilizar informações em tempo real, o ERP conferiu eficiência aos nossos processos e uma economia de 40%”, afirma Fausto Mejía, gerente de Logística e TI da Unigel-Plastiglas.
“A diferença entre as legislações dos países da América Latina dificulta a expansão de empresas que desejam se internacionalizar. Visando apoiá-las nesse processo e ajudá-las a atender às necessidades específicas de cada país e se tornarem competitivas na região, a TOTVS se especializou na legislação de todos os países da América Latina e as inseriu em suas soluções de gestão”, afirma Alexandre Azevedo, diretor da TOTVS Private.
No total, a Unigel tem 1.790 colaboradores, distribuídos em três estados do Brasil e em seis estados do México, e é atendida pela TOTVS Private,divisão da TOTVS especializada no atendimento a grandes organizações nacionais e estrangeiras.