Controle patrimonial: uma segurança contra prejuízos materiais
Administrar os bens de uma empresa, controlando e mensurando as perdas, evitando os prejuízos materiais e sanções fiscais. Estas são as principais razões para fazer o controle patrimonial. A gestão dos bens significa ter tríplice consistência entre o controle físico, contábil e ficha de manutenção do item de ativo imobilizado.
O ideal é que o critério de abertura de item seja o mesmo para o registro contábil, controle físico e ficha de manutenção. O desafio nesse caso é provar que a vida útil econômica está correta mesmo se não há consistência entre a ficha de manutenção e o registro contábil.
Para entender melhor, vamos tomar como exemplo um avião. A aeronave é geralmente tratada como um único item no registro contábil da empresa.
Porém, um avião não pode ser tratado como um único ativo, porque cada componente de um avião tem vida útil e taxa de depreciação diferente. O trem de pouso, ou melhor, o pneu do trem de pouso tem uma vida útil diferente do
conjunto de trem de pouso e da turbina. Por sua vez, a turbina do avião tem uma vida útil totalmente diferente da aeronave. Além disso, pode ser que cada componente tenha o seu valor de descarte ou seu valor de sucata diferente. Pois, existem componentes que podem ser utilizados como peça ou são fabricados com material de alto valor como sucata.
Com esta visão de gestão patrimonial, fica mais fácil compreender a importância e as consequências negativas quando não existe o controle patrimonial dos bens. Sem uma gestão patrimonial a empresa não pode planejar
de forma correta o investimento para a reposição das máquinas e equipamentos.
A obsolescência tecnológica é uma das principais causas do fracasso do empreendimento a médio e longo prazo. Não ter um plano de investimento para a modernização das máquinas e equipamentos é não acompanhar a evolução
tecnológica e, portanto não atender as necessidades dos clientes. A consequência desastrosa é a falta de competitividade frente à concorrência.
Uma inconsistência encontrada entre o controle contábil e controle físico dos bens põe em dúvida as premissas básicas estabelecidas na lei, rebaixando a credibilidade da empresa e de seus administradores. Pior ainda se o bem não for encontrado fisicamente ou não conseguir encontrá-lo porque simplesmente não sabe onde está ou deveria estar.
A falta de controle patrimonial pode acarretar grandes prejuízos na fusão, cisão, incorporação ou no sinistro. O valor negociado ou o seguro contratado pode estar abaixo do real valor de mercado por falta de informação ou simplesmente porque não foram relacionados.
Um erro muito comum, fácil de identificar, que ocorre devido a não existência de controle, passível de sanções fiscais é depreciar um bem que não existe mais porque foi vendido, quebrado ou que foi utilizado como peça. A falta de registro contábil do bem caracteriza uma omissão de receita, podendo sofrer uma autuação fiscal com a incidência de imposto acrescido de multa, correção monetária e juros.
É muito comum transferir os bens para depósitos onde acabam sendo esquecidos até tornarem obsoletos, pagando o custo da armazenagem. Acontece também de comprar ativos sem necessidade, por falta de controle dos bens em
disponibilidade nos depósitos.
Bens em poder de terceiros que são esquecidos, perdas e roubos que não são detectados são relativamente frequentes. Realizamos anualmente o inventário físico em um hotel e no universo de 20 mil itens, desaparecem anualmente 200
itens (1%).
Quando não se tem controle não há como saber o que está sendo furtado, nem mensurar o montante total das perdas que podem ser muito grandes. Atuando há vários anos no mercado, já detectamos o desaparecimento de 250.000
equipamentos. Como é possível? Basta não ter controle para não perceber o que está acontecendo…
Orlando Oda é administrador de empresas, mestrado em administração
financeira pela FGV e presidente do Grupo AfixCode.