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Sete dicas para gastar menos com viagens corporativas

Como reduzir custos com turismo corporativo, mantendo a qualidade do atendimento aos clientes e otimizando o fluxo interno de trabalho.

viagens corporativas

““O sistema de gerenciamento é a melhor forma de baixar custos com viagens corporativas.

Ele garante automatização e transparência no fluxo de trabalho e confiabilidade no planejamento e controle”.

Diz Fabrício Gabrielli, da IntercanLocal: São Caetano do Sul – São Paulo

Viagens corporativas não são despesas, são investimentos essenciais para o crescimento dos negócios da empresa.
E, como tal, precisam ser muito bem gerenciadas para oferecerem os melhores resultados e custo-benefício.
Fabrício Gabrielli, Gestor de Novos Negócios da Intercan – Turismo Corporativo, avalia sete pontos principais para se atingir esse objetivo.

1 – Corte custos sem comprometer o atendimento ao cliente
Viagens corporativas são inevitáveis para garantir presença no mercado e proximidade junto aos clientes.
“É um tipo de investimento que as companhias não podem deixar de fazer”;

Diz Fabrício Gabrielli.

Principalmente para dar sustentação à força de vendas, envolvendo representantes e vendedores diretos, e ao pós-venda, para o corpo técnico encarregado da instalação, manutenção, treinamentos, etc.”
Baixar custos e gerenciar com eficiência os investimentos feitos com viagens corporativas é uma necessidade para empresas de qualquer porte e segmento de atuação.
“A melhor forma de fazer isso é implantar ferramentas de gerenciamento que permitam reduzir custos sem comprometer a eficácia do atendimento aos clientes”, ressalta Fabrício.

 

2 – Não confunda sistema de gerenciamento de viagens com ferramentas comuns de reservas online
Várias pessoas ainda têm dúvidas sobre o que é exatamente um sistema de gerenciamento de viagens corporativas;

Ou confundem essa ferramenta com plataformas comuns de reservas online utilizadas por qualquer usuário de internet.
“Os benefícios de um sistema de gerenciamento de viagens vão muito além de preços mais baixos nas passagens aéreas”, esclarece Fabrício.

“Uma das interfaces do sistema já é uma plataforma online para a compra, com desconto, de passagens, diárias de hotéis e aluguel de carros.

Mas para garantir um gerenciamento eficaz ele precisa conter outras ferramentas que vão facilitar e agilizar o fluxo de trabalho na empresa, permitir que se programe antecipadamente as necessidades internas de viagens e proporcionar à gerência ou diretoria uma visão geral sobre o que acontece na companhia nessa área, para melhor análise e controle”.

 

3 – Gerencie as viagens internas, mesmo que sua empresa seja média ou pequena
Muitas pessoas pensam que um sistema de gerenciamento de viagens corporativas só é acessível para empresas de grande porte.
“Isso era verdade até há pouco tempo”, afirma Fabrício Gabrielli.

“Mas agora esse tipo de sistema está disponível também para companhias de pequeno e médio porte”.
Mesmo que o consumo de viagens seja pequeno;

A empresa pode se beneficiar dos descontos progressivos e da redução nos custos e no tempo gasto para gerenciar as viagens internas.

4 – Não pense só nos descontos das passagens, mas na melhoria do fluxo de trabalho
É preciso pensar no tempo gasto e em toda a burocracia existente na empresa para programar e coordenar as viagens, de forma a atender as necessidades específicas de cada área da companhia em relação à quantidade de pessoas e aos dias e horários de ida e de volta, pesquisar e realizar a compra, obter as várias aprovações internas, etc.

Todo esse processo pode levar horas ou até dias.
“Com um sistema de gerenciamento, boa parte dos processos são realizados de forma automatizada, transparente, confiável e segura”, comenta Fabrício.

 

5 – Adquira sistemas customizáveis
Para atender aos interesses corporativos, um sistema de gestão precisa ser flexível, oferecendo a possibilidade de customização;

De acordo com as necessidades e o perfil de cada organização: quantidade de viagens que os funcionários podem realizar, limites de custos, dias e horários das viagens (de forma a evitar problemas com a legislação trabalhista), companhias aéreas de preferência, etc.
“Num sistema automatizado de gestão, é possível inserir previamente parâmetros definidos pela empresa;

De acordo com suas normas, procedimentos e políticas internas de viagens corporativas.

E também determinar quem serão os usuários cadastrados, com autorização para utilizá-lo”, explica Fabrício.
É possível ainda delimitar os horários em que os usuários podem ter acesso à plataforma e se o uso será restrito aos equipamentos da rede interna da companhia ou se será permitido o uso externo, para empregados que trabalham em sistema de home office, por exemplo.

 

6 – Programe e economize
Como explica Fabrício, outra vantagem do sistema de gestão é programar as viagens que já são rotineiras na empresa;

Ou sempre acontecem em determinadas épocas do ano, como as convenções, treinamentos, etc.
“Isso garante a compra antecipada de passagens com melhores preços”.
Equipes de funcionários que precisam ou costumam viajar juntos podem também ser inseridos conjuntamente no sistema;

Para que a compra e as reservas sejam feitas nas mesmas condições de dias e horários para todo o grupo.

 

7 – Analise e gerencie as necessidades e despesas com viagens
Você sabe quanto sua empresa está gastando com viagens corporativas num determinado período de tempo?

Tem dados sobre o volume de despesas por área ou departamento?

Consegue programar ou antever quais serão as necessidades e os custos desse tipo de despesas nos próximos meses?

Sabe quantas pessoas estão envolvidas e qual o tempo gasto para obter dados em tempo hábil?
“Para gerenciar viagens corporativas, é preciso ter informações confiáveis, atualizadas e consolidadas, que sirvam de base para a tomada de decisões pela supervisão, gerência ou diretoria”, afirma Fabrício Gabrielli.

“Plataformas comuns de reservas online não permitem essa análise geral e ao mesmo tempo detalhada da realidade de consumo de viagens em sua empresa.

Para isso é necessário um sistema de gestão informatizado e customizado”.
Sobre a Intercan

A Intercan I turismo corporativo é uma empresa que oferece soluções completas para o gerenciamento de viagens corporativas:

Plataforma online para compra de passagens aéreas, reserva de hotéis e aluguel de veículos.

Para viajantes individuais ou grupos, em qualquer parte do mundo, customizada para atender às necessidades;

E perfil de cada organização e sistema para otimização do fluxo de trabalho e análise e controle de dados e informações relativos a essas atividades.

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