A alocação de serviços para empresas terceirizadas é uma prática cada vez mais comum em empresas de diversos segmentos, incluindo a área de segurança particular e serviços terceirizados. Uma das áreas que costuma ter tal atitude é a terceirização de recepção, responsável por receber clientes, visitantes e fornecedores, bem como realizar tarefas administrativas e de atendimento telefônico a terceirização de recepção etc.
Mas… você sabe quais são os principais erros que empresas costumam cometer ao fazer a terceirização de recepção? Conheça alguns deles para nunca mais cometê-los!
Planejamento ruim
Um dos principais erros cometidos pelas empresas ao terceirizar a recepção é a falta de planejamento adequado. Muitas vezes, a decisão de terceirizar é tomada sem uma análise criteriosa das necessidades da empresa, do perfil do público que será atendido e das competências necessárias para realizar o trabalho – lembrando que as terceirizadas costumam, também, oferecer outros serviços, como de portaria.
Isso pode resultar na contratação de uma empresa de terceirização que não tem experiência ou expertise na área de recepção, ou que não possui funcionários com as habilidades necessárias para atender às necessidades específicas da empresa contratante. É essencial que a empresa contratante faça um planejamento prévio e estabeleça critérios claros para a seleção da empresa de terceirização.
Contratação de empresas pouco recomendadas
Outro erro comum é escolher uma empresa de segurança e demais serviços terceirizados de recepcionista com base apenas no preço. É importante lembrar que o barato pode sair caro, e que escolher uma empresa apenas pelo preço pode resultar na contratação de uma empresa sem experiência ou sem os recursos necessários para realizar o trabalho com eficiência.
Além disso, a escolha da empresa de terceirização deve ser baseada em critérios como experiência na área, qualificação dos funcionários, referências de outros clientes e capacidade de atender às necessidades específicas da empresa contratante.
Observe, também, se outros serviços prestados pela empresa (como o de portaria, por exemplo) têm qualidade por meio de comentários de outros gestores e/ou empresários.
Falta de treinamento de profissionais
Uma recepcionista terceirizada exige que a empresa contratante forneça informações precisas e detalhadas sobre suas necessidades, expectativas e padrões de atendimento. Isso inclui treinamento adequado para os funcionários da empresa de terceirização, de forma que eles possam compreender as políticas e os procedimentos da empresa contratante, além de saber como lidar com situações específicas que possam surgir durante o atendimento ao público.
A falta de treinamento adequado por parte da empresa terceirizada de recepcionista pode resultar em uma série de problemas, incluindo a prestação de um serviço inadequado, erros de comunicação e falta de satisfação dos clientes.
Falta de supervisão
A supervisão adequada é essencial para garantir que a recepcionista terceirizada está cumprindo com as expectativas da empresa contratante e fornecendo um serviço de qualidade. Isso inclui a realização de avaliações periódicas, a verificação do desempenho dos funcionários e o acompanhamento do nível de satisfação dos clientes.
A falta de supervisão adequada pode resultar em problemas como a prestação de um serviço inadequado, a insatisfação dos clientes e a perda de negócios.
Comunicação inadequada
A comunicação efetiva é essencial para garantir que a empresa de terceirização esteja ciente das necessidades e expectativas da empresa contratante, bem como para lidar com problemas e emergências que possam surgir. É importante que a empresa contratante estabeleça canais de comunicação efetivos com a empresa de terceirização, de forma que possa ser informada rapidamente sobre qualquer problema que possa surgir.
A falta de comunicação efetiva pode resultar em problemas como a perda de negócios, a insatisfação dos clientes e a falha em cumprir os padrões estabelecidos