Prestadora de serviços de BPO goiana desenhou mais de 50 processos de RH direto na plataforma. Em seis meses foram criados mais de 61 mil documentos
São Paulo, 13 de janeiro de 2016 – A EXE Gestão Empresarial, prestadora de serviço de BPO focada em gestão de folha de pagamento, adotou o fluig, plataforma de produtividade e colaboração para gestão de processos, documentos e identidades da TOTVS. Localizada em Aparecida de Goiana e com 12 grandes clientes em sua carteira, a empresa tinha por objetivo otimizar os processos para os seus clientes e ganhar escala nos negócios.
“Podemos dizer, sem medo de errar, que existe uma EXE antes da implementação do fluig e outra após a adoção”, ressalta Luís Brum, diretor executivo da EXE Gestão Empresarial. De acordo com o Brum, com o fluig é possível ter um controle preciso de toda a gestão de tráfego de documentos entre a prestadora de serviço e seus clientes.
Foram padronizados e automatizados mais de 50 processos relacionados aos serviços terceirizados e prestados pela EXE na área de Recursos Humanos, como admissão, alterações de dados pessoais, antecipações de pagamentos, licenças, férias e rescisões, diretamente na plataforma fluig. Em seis meses de uso, foram criados mais de 61.800 documentos.
“A tecnologia permite que nossos clientes, que até então não tinham acesso às informações que processávamos, acessem qualquer dado diretamente pelo fluig. Essa iniciativa possibilita extrair informações detalhadas como o custo efetivo de cada folha de pagamento ou, ainda, monitorar o custo de cada admissão ou quanto vale a hora extra de cada empregado. Tudo em tempo real e com maior transparência”, acrescenta o diretor executivo.
A adoção do fluig como base para todos os processos permitiu à EXE criar um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) com integração direta com os clientes que podem acessar qualquer informação, a qualquer hora, de qualquer lugar. Outro ponto de destaque do projeto foi a criação e a mensuração de métricas de SLA em cada trabalho realizado.
Antes do uso da plataforma, todas as solicitações eram realizadas por formulários via e-mail. “Era um caos”, ressalta Brum. De acordo com o diretor, gerenciar todos os pedidos e controlar cada procedimento era uma verdadeira operação de guerra. A empresa enfrentava vários problemas com arquivos que não chegavam, por exemplo. Hoje, pelo fluig, já foram realizadas mais de 1.700 solicitações de serviços pelos próprios clientes, somando quase 83 mil visualizações na plataforma.
“Diminuímos expressivamente os erros relacionados a troca de documentos, nos tornamos mais assertivos na execução de cada processo e garantimos maior segurança e confiabilidade das informações”, adiciona Brum.
“Esse é um projeto de muita relevância para nós. A EXE é um caso bem positivo de como uma prestadora de serviço consegue otimizar seus processos de negócios tendo como base a plataforma fluig. E como resultado, além do aumento de escala, permite transparência e melhor atendimento ao cliente”, destaca Gilmar Hansen, diretor de produtos fluig.
Sobre o fluig
O fluig é uma plataforma de produtividade e colaboração que integra a gestão de processos, documentos e identidades em uma única interface, acessível também de qualquer dispositivo móvel. É uma camada que se conecta a todo ERP de mercado ou sistema de gestão, como CRM e SCM, extraindo maior valor dos investimentos já feitos em TI. Todas as funcionalidades do fluig contemplam mobilidade com segurança e são contratadas em modelo de subscrição. O fluig complementa o atual portfólio de negócios da TOTVS, que é baseado nos pilares sistemas, consultoria, plataforma e cloud. Para mais informações, acesse: www.fluig.com