A adequação ao eSocial exige das corporações um novo patamar de planejamento e organização. A medida do governo federal entrará em vigor em breve e impactará mais de 6 milhões de empresas. O sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas unificará as informações que o empregador tem de prestar sobre seus empregados à Receita, ao Ministério do Trabalho, à Caixa Econômica Federal e ao Instituto Nacional de Seguro Social (INSS).
Se, atualmente, há um formato e uma exigência para prestar informações a cada órgão do governo, o eSocial fará com que a apresentação seja feita de forma unificada. Isso significa que as empresas só conseguirão cumprir a norma com uma base de dados integrada e atualizada. Determinar as mudanças necessárias e realizá-las dentro do prazo exige um esforço dedicado dentro de cada empresa. Essas equipes terão de analisar os cadastros, avaliar e, eventualmente, redesenhar a arquitetura de sistemas e reformular os processos internos de forma a aumentar a confiabilidade dos registros e facilitar o envio.
Após a etapa de planejamento, a execução pode levar de quatro semanas a cinco meses, conforme o segmento de atuação e porte da empresa, o volume de movimentação, o número de funcionários, a diversidade de turnos de trabalho e a quantidade de terceiros. O prazo para enviar o primeiro relatório do eSocial ao governo foi alterado novamente. Agora, as grandes e médias empresas, com faturamento anual superior à R$ 3.600.000,00 em 2014 terão até seis meses após a publicação da versão 1.2 do MOS para aderir ao sistema. Assim, não é possível afirmar com precisão em que mês o eSocial entrará em vigor. Apesar disso, ao que tudo indica, deve ser obrigatório a partir de setembro de 2015.
Um dos desafios do eSocial é a diversidade, o detalhamento e o volume de informações que devem ser prestadas pelo empregador. São mais de 200 páginas e um conjunto de mais de 20 tabelas com centenas de itens. O primeiro passo de uma iniciativa de preparação para o eSocial é conhecer as exigências e os layouts de entrega e analisar a consistência dos dados da folha de pagamento, jurídico, impostos, compras, financeiro, controladoria, tecnologia da informação, medicina e segurança do trabalho. Como não se restringem apenas ao departamento de recursos humanos é importante que haja integração e sintonia com gestores de outras áreas e até com os próprios funcionários, que deverão comunicar à empresa sobre mudanças em seu cadastro, obrigatoriamente. O eSocial exige então muito mais do que adaptações, mas uma mudança de cultura organizacional. O apoio externo de uma consultoria especializada pode acelerar tanto a aprendizagem como a adequação de processos e sistemas ao novo modelo.
As pequenas empresas, embora tenham um número menor de funcionários, terão de migrar para o sistema todos os dados gerados e armazenados, muitas vezes, manualmente. Nas grandes companhias, o desafio tecnológico será integrar informações alocadas, na maioria dos casos, em diferentes sistemas. O envio pode ser feito por meio do portal do eSocial ou de um módulo concentrador, que reunirá todos os dados e enviará ao governo federal. A Receita emitirá um protocolo após o recebimento dos dados.
A integração em um sistema único possibilitará o cruzamento de informações, antes descentralizadas, e colaborará para uma fiscalização mais assertiva e eficiente. Quando em vigor, a medida substituirá cerca de dez documentos hoje apresentados ao governo separadamente, reduzindo inconsistências na prestação de contas das empresas.
Toda inovação traz em si uma complexidade natural, que vai sendo dirimida ao longo do tempo. O eSocial é mais um passo dentro da estratégia do governo para informatizar e aumentar o controle sob as informações das empresas. Experiências como a nota fiscal eletrônica e o Sped Fiscal ilustram o potencial do eSocial de colaborar para a informatização e a desburocratização do relacionamento entre o governo e as empresas.
*Formado em Informática pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), com MBA em Gestão de Negócios no IBMEC. Denis Del Bianco atua no mercado de consultoria há 14 anos e trabalhou por 9 anos na Accenture, onde ocupou o posto de gerente sênior. Ingressou na TOTVS em outubro de 2007, onde liderou processos comerciais e de entrega de projetos de consultoria em diversos segmentos da indústria. Em 2010, passou a ser o líder da TOTVS Consulting, posição que ocupa até hoje. Tem certificação de Project Management Professional (PMP). Além do trabalho na Consulting, é responsável, na TOTVS, pelas áreas de Educação e de Inteligência Empresarial.
Sobre a TOTVS Consulting
A TOTVS Consulting é o braço de consultoria de negócios da TOTVS. Tem como objetivo trazer inovação e aumentar a eficiência da operação de seus clientes por meio de trabalhos que unem visão estratégica, processos, tecnologia e pessoas. Com conhecimento em diversas áreas de negócio, oferece soluções personalizadas para cada empresa, independente do setor ou porte. A TOTVS Consulting tem uma equipe de 400 consultores alocados em escritórios em São Paulo, Rio de Janeiro, Macaé, Belo Horizonte, Recife, Buenos Aires e em inúmeros clientes em todo o Brasil e na América Latina.