A adoção de tecnologias proporciona ações preventivas que permitem otimizar processos internos e diminuir riscos inerentes ao ambiente corporativo. A automatização de procedimentos relacionados à gestão interna, controle de estoques, compra de mercadorias e insumos, traz ganhos qualitativos. Por isso, empresas que lidam no dia a dia com muitos fornecedores, descobriram os benefícios da automatização das notas fiscais (NF-e) de entrada: referente aos processos de compra.
A Invoiceware e a KFBC IT Consulting, empresas do Grupo Invoiceware, possuem uma solução multi-idioma, integrada para automação das notas fiscais mercantis, NF-e, NFS-e e também para Conhecimento de Transporte (CT-e), nas versões inbound (entrada) e outbound (saída). Batizada como Trustfiles, a ferramenta oferece suporte ao sistema de NF-e em ambiente SAP e a uma ampla gama de soluções ERP. A interface para o usuário é amigável. “Percebemos, nos últimos meses, um aumento no número de prospects interessados em ganhar tempo e agilidade nos seus processos internos, talvez um reflexo do momento econômico atual. Por isso, as nossas soluções fiscais inbound (para entrada) estão conquistando o interesse das áreas Contábil e de TI em grandes companhias que movimentam um universo de 7 a 10 mil notas fiscais de entrada por mês”, explica Alexandre Auler, CEO do Grupo Invoiceware.
Planejamento é essencial
A solução Trustfiles não exige licenciamentos caros, pois segue o modelo SaaS. Entre os clientes do Grupo Invoiceware que adotaram a ferramenta está a Philips. O processo de migração foi suave, sem prejudicar a rotina dos usuários na empresa. “A solução oferece contingência automática e também não demanda manutenção interna, portanto não precisamos usar nossas equipes de TI para isso”, afirma Alexandre Quinze, vice-presidente Business Transformation e TI da Philips. “O resultado é que a Philips conseguiu um aumento de 25% de produtividade entre os colaboradores depois que a solução do Grupo Invoiceware foi adotada em todas as unidades da multinacional no Brasil”, acrescenta.
Outra empresa que também optou pela solução do Grupo Invoiceware é a Helibras. Aos poucos, foram implementados três projetos, utilizando a solução Trustfiles: Nota fiscal mercantil (NF-e) de entrada; Conhecimento de Transporte (CT-e) de entrada e a nota fiscal de serviços (NFS-e) de entrada que contaram com o envolvimento das equipes de TI, Contábil/Financeira e de Logística da Helibras.
A Helibras é a subsidiária no Brasil da Airbus Helicopters (antes Eurocopter), pertencente ao Airbus Group. A empresa tem participação em quase 50% da frota brasileira de helicópteros a turbina. No final de 2012, o Grupo Invoiceware iniciou a implantação na Helibras da automatização da NF-e de entrada, concluído em abril de 2013, quando entrou em produção a nota fiscal nacional de entrada pela Helibras. “Com o início do funcionamento dessa ferramenta para NF-e de entrada, o tempo dispendido pelos funcionários no recebimento de mercadorias caiu 50%”, relembra Eder Ramos, gerente Contábil da Helibras.
Como o arquivo de XML da NF-e contém todas as informações do material comprado naquela nota, a busca feita no XML otimiza o tempo gasto nessas tarefas. Hoje, a Helibras movimenta uma média de 1.000 NF-e de entrada por mês.
Expandindo a atuação
De uma maneira geral as empresas de grande porte são rigorosas no quesito segurança da informação, por isso os fornecedores de serviços e soluções passam por uma avaliação criteriosa – o que para o Grupo Invoiceware é altamente positivo, pois mostra a qualidade de suas soluções fiscais. Hoje o Grupo está presente em vários países e vem ampliando a sua presença na América Latina. Recentemente conquistou seu primeiro cliente no Uruguai. E a partir de 2014, iniciou suas operações no Equador. A expectativa do Grupo Invoiceware é conquistar clientes na Colômbia e Peru ainda no decorrer de 2015, ao oferecer a sua expertise em soluções de documentos fiscais.
No Brasil, empresas como a CBMM – Companhia Brasileira de Metalurgia e Mineração, Clariant, Sabó também desenvolveram projetos de soluções inbound (de entrada) implementadas pelos profissionais do Grupo Invoiceware. No geral, as empresas que aderiram aos projetos de automatização das notas fiscais de entrada relatam maior agilidade nos processos internos; diminuição no número de erros (números de NF-e, valor e CNPJ); melhoria na qualidade dos dados fiscais, devido à precisão dos números registrados e consequente diminuição de falhas nos fechamentos como: conciliação menor, estornos e ajustes. O que repercute em agilidade do processo de entrada dos itens no estoque. “A automatização das NF-e de entrada garante maior agilidade no caso de uma eventual conferência fiscal por parte da SEFAZ, evitando assim dificuldades em atender prontamente as exigências do fisco”, conclui Auler, CEO da Invoiceware.
Sobre a Invoiceware
A Invoiceware é uma multinacional dedicada a equacionar e harmonizar diferentes legislações fiscais. Suas soluções permitem a emissão e o recebimento de documentos eletrônicos em conformidade com a legislação do país em que o cliente esteja atuando e sob medida para a necessidade de cada empresa. Atualmente a Invoiceware está presente no Brasil, Argentina, Chile, México e países da Europa, e é um dos 50 melhores provedores de tecnologia do mundo listados pela Spend Matters Almanac. Saiba mais em www.invoiceware.com.br