Por Rafael Olmos
Os sistemas ERPs são muito conhecidos e usados em todo o tipo de empresa. Isso porque trata-se de uma ferramenta de utilidade global para toda a organização. Facilita processos diários e até mesmo os grandes processos do fim do mês, como checagem de estoque, pagamentos e cobranças para fornecedores e clientes, e ainda por cima pode dar conta de suavizar o trabalho na hora de obrigações fiscais complexas como o IR.
Entretanto, o custo limita o uso dos ERPs, em empresas de pequeno e médio porte. Não que sejam ferramentas absurdamente caras, longe disso, afinal existem diversos modelos e preços. Porém, ao olhar o custo de um novo software versus as anotações em cadernos e planilhas do Excel, o modo manual e sem custo geralmente ganha. Mas será que isso é o melhor para a empresa?
É simples. Para ganhar agilidade nos processos e destacar-se em um mercado competitivo, é preciso investir, e esse investimento vai sim ter um custo, mas é preciso olhar os benefícios e retornos vindos dessa situação.
É por isso que listei aqui, sete motivos para que sua PME invista em um ERP, ajudando você empreendedor a tomar uma decisão que te permitirá ter uma estrutura firme para suportar o crescimento e não sofrer com processos simples:
- Controle das informações de forma centralizada: o ERP tem a capacidade de centralizar e cruzar dados de todos os setores da sua empresa, evitando retrabalhos, gasto de tempo em buscas e processos pouco eficientes, além de garantir que nenhuma informação se perca e que você pague caro por isso no futuro.
- Gerenciamento controlado de alterações na operação: a empresa cresceu, novos processos e clientes foram adicionados às rotinas diárias. O que você faz? Cria novas planilhas com novas abas, linhas e colunas, tenta adequar um processo que já funcionava bem a novas necessidades, mas corre o risco de destruir anos de uma operação funcional, sem contar que as informações serão pobremente armazenadas, muitas vezes atrapalhando ao invés de ajudar. Haverá gasto de tempo à toa, retrabalho e perda de dados, a coisa mais valiosa da empresa.
- Gerenciamento global: o ERP permite olhar a empresa de uma forma unificada. Isso dá a possibilidade de criar planejamentos, estratégias de negócios e enxergar gargalos produtivos, problemas administrativos e localizar falhas. Esse olhar permitirá tomar ações mais assertivas que salvarão a empresa de problemas, e direcionarão ela para o crescimento.
- Eliminação do retrabalho para atualização unificada: pra que perder tempo redigitando informações repetidas várias vezes em planilhas de funções diferentes? E o pior, ter de atualizar status de negócios em cada uma delas? O ERP faz isso automaticamente e com muito mais segurança.
- Possibilidades: Nos dias de hoje a tecnologia logo se torna obsoleta, empresas crescem e precisam de flexibilidade, e as estratégias devem levar em consideração o pensamento a longo prazo. O ERP sana todos esses problemas, pois tendo um software de confiança, com uma equipe engajada, o sistema será sempre melhorado, atualizado, com personalização para as novas necessidades que chegarem e te permitirá contar com uma operação eficiente mesmo em longo prazo.
- Tempo: quanto tempo leva para seu funcionário compilar todos os dados de uma planilha para lhe passar uma informação importante e estratégica da sua empresa? Com um ERP você tem acesso em tempo real a relatórios e gráficos personalizados para a tomada de decisão. Processos demorados como levantamento de estoque ficam extremamente rápidos e simples com o apoio de um sistema.
- Segurança: Nem preciso falar que o risco de ter tudo no papel é imenso né? Mas engana-se quem acha que um backup na planilha do Excel é 100% confiável. Perder dados por danificação de documentos pode ser uma dor de cabeça enorme para o empresário por isso a utilização de softwares especializados como ERPs são extremamente importantes pois existe uma infra estrutura complexa por traz do sistema o que garante que você tenha todos os dados que precisa a qualquer momento.
Isso mostra como um ERP pode fazer a diferença no presente e no futuro. Não deixe sua empresa estagnar por medo de investir. Com investimento nos lugares certos você consegue ser eficiente e ter um grande retorno.
Rafael Olmos É diretor de operações na Omiexperience, empresa desenvolvedora do Omie, o primeiro e único ERP parceiro do contador.