Certificado digital: todo empreendedor precisa ter um?
Será que todo empreendedor precisa ter um certificado digital? Essa é uma dúvida bem comum e a verdade é que a obrigatoriedade de possuir ou não o documento vai depender do tipo de empresa que você possui.
No caso do MEI, por exemplo, não é obrigatório ter o documento, mas é altamente recomendado. Afinal, ele é uma ferramenta importante para os negócios e facilita muito o dia a dia dos empreendedores. Continue a leitura e entenda mais sobre o assunto!
O que é certificado digital para empreendedor?
O certificado digital é um documento que serve como a identidade eletrônica de uma empresa ou pessoa. Ou seja, ele funciona como um RG eletrônico, permitindo a identificação do empreendedor de forma segura no ambiente virtual.
Instituído em 2021, o certificado digital está presente na Medida Provisória n.º2.200-2, que regulamenta e determina seu uso nas atividades da ICP Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Ele pode ser armazenado na nuvem, computador, tablet ou em um token, oferecendo maior proteção nas transações online.
Além de permitir a identificação do empreendedor, ele ainda garante que os documentos possam ser assinados com o mesmo valor jurídico de uma assinatura em papel, a qual pode ser utilizada de qualquer lugar, desde que exista acesso à internet.
Qual a importância do certificado digital para empreendedor?
Segundo a lei, o documento é obrigatório para todas as empresas enquadradas na categoria Lucro Presumido e em algumas cidades brasileiras para o Simples Nacional. E toda empresa que conta com mais de cinco colaboradores em seu quadro de funcionários, também é obrigada a possuir um certificado digital.
Desta forma, saber como fazer certificado digital e, principalmente, conhecer a sua importância é essencial para os empreendedores. Muito mais do que permitir assinaturas digitais com o mesmo valor da física, o documento agiliza e garante maior segurança nas transações e fluxos da empresa.
Mesmo não sendo obrigatório para todos os tipos de empreendedores, como o MEI, ter o documento garante alguns dos seguintes benefícios:
Assinatura à distância
O certificado digital permite que você não precise estar fisicamente presente em algum lugar para assinar documentos oficiais. Isso porque todas as assinaturas podem ser feitas à distância. Como fica armazenado na nuvem ou em um dispositivo, o acesso ao documento é muito mais fácil e permite que seja usado em qualquer lugar de forma 100% digital.
Segurança
Outra vantagem significativa do certificado digital é que a troca de dados que acontece nas transações virtuais são todas criptografadas. Ou seja, além de contar com assinaturas com o mesmo valor jurídico da feita em punho, você mantém as informações protegidas, dificultando o acesso de terceiros.
Redução de custos
Ao obter um certificado digital você não precisará gastar mais com reconhecimento de firma no cartório, faturamento de notas fiscais ou com a impressão de documentos, por exemplo. Todos eles são emitidos, armazenados e assinados virtualmente. Vale ressaltar ainda a redução de custos com papel e tinta nas impressões, além da energia elétrica gasta nesse processo.
Maior agilidade
O certificado digital confere muito mais agilidade no dia a dia da empresa por facilitar a assinatura de contratos e documentos importantes e que não podem esperar um encontro presencial para serem efetivados.
Credibilidade
Por fim, vale destacar a credibilidade que o certificado digital oferece para o negócio. Isso porque você mostra que está preparado para firmar um contrato de qualquer lugar e, mais do que isso, demonstra preocupação com a transparência nas transações.
Como funciona para adquirir o certificado digital para empreendedor?
Para emitir o certificado digital você deve fazer uma solicitação no site de uma das autoridades certificadoras, conhecida pela sigla AC (Autoridades Certificadoras), da ICP-Brasil, vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação e homologada junto à Receita Federal.
Após escolher a autoridade certificadora, você deve acessar o site e escolher qual o tipo de certificado digital que será emitido. Para o MEI, existem principalmente três tipos:
- Certificado digital A1: é como um arquivo digital, que pode ser instalado e armazenado no computador, celular ou tablet. Geralmente, possui validade de um ano e pode ser solicitado tanto por pessoas físicas quanto jurídicas que emitem a nota fiscal eletrônica.
- Certificado digital A3: neste caso, o certificado digital fica armazenado em estruturas físicas, sendo as mais comuns tokens e cartões. A validade varia conforme o local de armazenamento, podendo ser de até cinco anos, como é um modelo portátil, acaba tendo seu valor um pouco mais elevado do que o A1.
- Certificado em nuvem: é um modelo mais recente quando comparado com os outros dois. Ele fica armazenado na nuvem da empresa contratada para a emissão do certificado digital e pode ser instalado em vários celulares e computadores, sendo que em cada uso, será enviado um pedido de autorização no celular cadastrado.
Todos os modelos possuem basicamente as mesmas funções de validar e oferecer maior segurança nas transações virtuais. As diferenças estão naquele que se enquadra melhor para os serviços e necessidades do empreendedor.
Importante ressaltar que, antes de fato utilizar o certificado digital nas transações, os dados precisam ser validados em uma autoridade de registro, conhecida pela sigla AR, as quais fazem parte da AC.
De acordo com a ICP-Brasil, para essa validação acontecer o empreendedor precisa ir presencialmente no local, com data e hora agendadas. Por fim, depois de todas essas etapas, os empreendedores são avisados pela própria autoridade certificadora ou de registro sobre como fazer para baixar e utilizar o documento.
Os valores variam conforme o tipo e modelo de certificado digital escolhido e a autoridade certificadora, mas é possível encontrar opções a partir de R$ 215,00. Na hora de escolher a empresa que irá te auxiliar neste momento não esqueça de conferir no site da ICP-Brasil quais são as autoridades certificadoras disponíveis, para evitar possíveis golpes.
Outro detalhe importante a ser mencionado é que só pode solicitar o certificado digital quem estiver com a situação cadastral em dia.
Garanta a eficiência em seu negócio com o certificado digital
A certificação digital é um documento bem importante e, mesmo que não possua obrigatoriedade em alguns casos, ele oferece muitas vantagens aos empreendedores. Além disso, pode se tornar um diferencial estratégico visto que garante muito mais segurança às transações da empresa com terceiros. Assim, além de facilitar as assinaturas e garantir maior segurança, você conquistará maior credibilidade e transaparência para o seu negócio. Com a Omie, por exemplo, você consegue cadastrar ou renovar o seu certificado, além de contar com soluções únicas para empreendedores facilitarem ainda mais a rotina e garantir processos otimizados e produtivos. Acesse para saber mais!