A partir do avanço tecnológico, foi criado o Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED Fiscal) por meio do decreto nº 6022 de 22 de janeiro de 2007. Inicialmente, este decreto firmava que a Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda poderá solicitar a participação de representantes de empresários, pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, e de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil, nas atividades relacionadas ao SPED.
Antes disto, todas as empresas eram obrigadas a seguir o Convênio SINIEF 6/89, que dizia que os registros de entradas, registros de saídas, apuração de ICMS, apuração de IPI, registro de inventário, livro de controle de créditos de ICMS do ativo permanente (CIAP) e o registro de controle de combustíveis deveriam ser guardados e controlados pela empresa, e autenticados em órgãos competentes delegados pela SEFAZ.
Mas o que é SPED Fiscal?
O SPED Fiscal (ou Sistema Público de Escrituração Fiscal) é a unificação dos livros e arquivos fiscais que antigamente registravam a entrada e a saída das mercadorias, assim como as apurações de tributações como ICMS e IPI, além dos arquivos de inventário e controle de ativos permanentes em um arquivo txt. Este arquivo em texto é transmitido ao Fisco. As informações contidas neste arquivo devem corresponder ao layout especificado pelo SPED.
É indicado ter um sistema que atenda o formato de layout do SPED Fiscal, assim como permite-se guardar estas informações de acordo com o uso para que consiga emitir este arquivo mensalmente. Assim, atenderá as demandas do fisco de forma com que não tenha problemas futuros.
Outro nome que deve se atentar é a Escrituração Fiscal Digital (ou EFD). Ela se refere ao arquivo digital SPED Fiscal, ou seja, o conjunto de arquivos mencionados anteriormente.
Quais empresas precisam utilizar o SPED Fiscal?
Antes de tudo, é recomendado lembrar do que foi dito anteriormente: De acordo com o § 2º (redação dada pelo Decreto nº 7979 de 08 de Abril de 2013) do Art 5º do decreto 6022 de 22 de janeiro de 2007, a Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda poderá solicitar a participação de representantes dos empresários, das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, e de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil, nas atividades relacionadas ao SPED. Ou seja, mesmo que a empresa não seja obrigada a gerar este arquivo, é de extrema importância guardar todos os documentos fiscais gerados em seu CNPJ.
Dito isto, passou-se para a obrigatoriedade em si. Por padrão, geralmente são obrigadas a emitir este arquivo empresas do regime normal classificadas como lucro real ou presumido. No entanto, em alguns estados já se encontra obrigado alguns optantes do simples nacional. De regra, ele é obrigado para estabelecimentos inscritos na condição de contribuinte de ICMS. Em caso de dúvida, é indicado procurar um contador. Também um sistema de gestão online permite que o controle deste arquivo seja simples e fácil de ser gerado, podendo garantir um menor gasto com a contabilidade, visto que será poupado tempo e esforço da contabilidade.
Regras que necessitam de atenção
Primeiro ponto: a responsabilidade por gerar o SPED Fiscal é da empresa contribuinte e deve ser feita de forma mensal. Após a extração do arquivo, o mesmo deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA SPED Fiscal). Esse programa, no entanto, é fornecido pela receita de forma gratuita.
Segundo ponto: o arquivo SPED Fiscal é dividido por blocos com funções específicas. Isto se deve ao fato de que não são todas as empresas que utilizam todas as funções do arquivo. Por isto é de extrema importância tirar esta dúvida com o seu contador. Empresas que utilizam o SPED Fiscal, devem procurar saber quais blocos são necessários.
Terceiro ponto: dito no geral, pode se dizer que o arquivo do SPED Fiscal é uma transcrição do antigo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) adicionado de controle patrimonial geradora de crédito de ICMS e movimentação de estoque. E quanto à sua transmissão é feita via a assinatura do certificado digital (A1 ou A3) emitida por uma entidade credenciada.
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