Por Felipe Mello, diretor da TOTVS Consulting
Muito se discute sobre as Obrigações Legais estabelecidas pelo Governo Federal nos últimos anos. Algumas delas já estão em vigor, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o SPED Fiscal e o Contábil, entre outras. As próximas serão o Bloco K e o eSocial, incluindo os blocos referentes ao REINF, que devem entrar em vigor em 2017 e 2018, respectivamente. A primeira, mais relacionada às questões de Departamento Pessoal e Folha de Pagamento, e a segunda, à estrutura, produção e estoque de uma companhia. As duas obrigações afetam todos os processos da empresa, desde a operação até os colaboradores, com possíveis mudanças em atividades, processos e sistemas. A sua empresa está preparada?
Nos últimos dois anos, com a deterioração da economia, muitas empresas passaram por processos de redução de custos e, até mesmo, de operações, eliminando, em muitos casos, boa parte da força de trabalho. Qual o reflexo dessas alterações nos processos envolvidos nas obrigações legais? As empresas colocaram estas questões nas contas de redução?
O cronograma de implantação destas obrigações tem sofrido constantes atrasos, o que impacta nos projetos internos de mudanças. Porém, sabemos que todas essas obrigações entrarão em vigor mais cedo ou mais tarde. O projeto SPED, iniciado com a Nota Fiscal Eletrônica, também era desacreditado e hoje tem força e relevância para as empresas e a União. As notificações dos outros SPEDs também começam a chegar. O Governo precisa de receitas novas e o SPED pode ajudar nisso.
Entendemos que as obrigações que entrarão em vigor nos próximos anos, junto com um possível cenário de mudança para uma agenda de crescimento do país, atingirão, principalmente, as empresas que não se preocuparam com elas. Mesmo diante do cenário econômico que estamos vivendo – redução de custos, de operação e de investimentos – as empresas precisam se dedicar ao eSocial e ao Bloco K, porque a conta vai chegar.
É necessário preparar nossas empresas para atender às exigências de forma ampla, evitando multas pelo não cumprimento de algumas informações ou da obrigação completa. Processo que exige bastante atenção – de quase todas as instâncias de uma companhia – e reestruturação de inúmeras rotinas.
Outro desafio é a manutenção dos SPEDs atuais, pois, o Governo tem liberado atualizações constantemente, o que exige adequações frequentes das rotinas das organizações. Portanto, além de se preparar para as novas regras, as companhias precisam se dedicar, ao mesmo tempo, ao cumprimento das leis que já estão em vigor.
A duração e a complexidade para se adaptar ao eSocial e ao Bloco K variam conforme o porte da empresa, porém, em muitas delas, a discussão e a estruturação das rotinas e sistemas existentes estão em andamento. Se a sua empresa ainda não iniciou essa trajetória, está mais do que na hora de dar o primeiro passo.
Mais do que dar início à essa etapa, as instituições precisam prever os gastos para se adaptar às legislações no orçamento de 2017, que já está em discussão. Isso porque, embora os primeiros passos devam ser dados imediatamente, boa parte do investimento ficará para o próximo ano.
Portanto, é importante ter em mente que a conta vai chegar – seja o custo de adaptação às regulamentações ou a multa pelo não cumprimento delas. Diante do atual cenário, em que os investimentos estão sendo feitos de forma cautelosa, nenhuma empresa quer gastar dinheiro com multas. Por isso, a hora de organizar a casa é agora!