Quando tiver início os primeiros Jogos Olímpicos da América do Sul na cidade do Rio de Janeiro é provável que o que ocorreu em outras localidades, como em Londres 2012, possa voltar a se repetir. Durante várias semanas o transporte foi afetado, afinal um contingente grande de pessoas passou a circular, tanto que o prefeito da capital britânica para evitar transtornos buscou sensibilizar as empresas para que uma parte dos colaboradores trabalhassem de casa.
No Brasil, as empresas também podem repensar a forma de fazer negócios, incentivando seus funcionários a trabalhar em home office, interagirem por meio de vídeo ou web conference ao invés de reuniões presenciais, e investir em uma infraestrutura de TI confiável para que os negócios fluam naturalmente. Para isso, Dirk Paessler, CEO da Paessler AG, traz algumas dicas sobre como manter a tecnologia de uma empresa estável durante as Olimpíadas.
- Comece a monitorar desde já
Se sua empresa já dispõe de alguns funcionários que trabalham remotamente, já comece a monitorar o uso da rede agora. Isso lhe dará um bom ponto de partida para ter uma previsão da estabilidade da rede de sua empresa durante os jogos e garantir que você tenha capacidade suficiente. Observe a quantidade média de tráfego da Internet que um colaborador remoto precisa e multiplique-o pelo número de funcionários que possam vir a trabalhar de casa durante os Jogos Olímpicos.
- Repense seu plano de contingência
A maioria das empresas possui um plano de contingência geral, cuja viabilidade dependerá do acesso à rede de TI. Mesmo com a rede sendo monitorada, vale a pena manter o plano atualizado antes do início dos Jogos Olímpicos, para garantir que os negócios não fiquem paralisados se ocorrer uma interrupção na rede. Isso minimizará qualquer tempo de inatividade e garantirá que os funcionários estejam bem preparados, se ficarem sem acesso às informações.
- Planeje um dia de testes
Planeje com antecedência um dia de testes. Configure os recursos adicionais que você acha que vai precisar e monitore de perto os efeitos na sua rede. Por exemplo, combine com os funcionários de se conectarem com a empresa quando estiverem em casa e, então, observe qual foi o impacto em sua infraestrutura.
- Configure áreas de visualização
Alguns dos eventos dos Jogos Olímpicos podem ser mais populares do que outros. Identifique aqueles que a maioria dos funcionários vai querer assistir como, por exemplo, as partidas de basquete, futebol ou vôlei. Programe um plano de carga extra em sua rede durante esses jogos. Outra alternativa é instalar algumas TVs no escritório, assim pode se evitar um elevado tráfego de visualizações de vídeos pela Internet.
- Fique atento aos ciber criminosos
Grandes eventos globais costumam atrair criminosos que se aproveitam do aumento da atividade online. Alerte os funcionários sobre a abertura de qualquer link ou anexos de e-mail que estejam relacionados às Olimpíadas, pois podem conter vírus. Verifique ainda se o antivírus está instalado e é atualizado regularmente em todos os PCs, notebooks e tablets.
- Não confie em downloads
Devido ao uso excessivo, redes Wi-fi podem ficar sobrecarregadas devido à grande quantidade de usuários. Se você precisar de documentos quando estiver fora da empresa, leve uma cópia impressa ou salve-os no disco rígido do seu notebook ou tablet. Se fornecer pen drives para os seus empregados, certifique-se de que estejam criptografados e suficientemente seguros para evitar vazamentos de dados se forem perdidos.
- Tenha o kit certo
Assegure-se de que os funcionários estejam bem equipados para trabalhar remotamente. Isso inclui testar as capacidades dos computadores pessoais, notebooks, tablets e smartphones. Crie um site FTP seguro para permitir que seus colaboradores acessem facilmente os arquivos necessários para o trabalho.
- Receba pelo que pagou
Contate seu provedor de serviços de Internet para discutir os acordos contratuais e os serviços que esperam oferecer-lhe durante as Olimpíadas. Eles podem lhe ajudar a gerenciar a demanda de pico ou recomendar upgrades de rede para aumentar a banda larga em determinados locais.
- Reorganize reuniões
Evite agendar reuniões ou eventos que utilizem grande quantidade de recursos de rede. Essas reuniões podem criar perturbações externas à sua rede e, assim, afetar o seu trabalho. Tente não planejar o grande webcast mensal da sua empresa durante os Jogos Olímpicos. Se você costuma utilizar o Skype para contatar os seus parceiros, é melhor ter um telefone fixo por perto para qualquer eventualidade.