Como escolher um bom software de gestão para a sua empresa? Para demonstrar esse cenário de forma mais didática, vou usar um exemplo do dia a dia. Imagine que você está com vontade de tomar uma vitamina. Então você vai a um supermercado e procura nas prateleiras aquela com o sabor preferido, mas infelizmente não encontra.
O próximo passo então é comprar os ingredientes e preparar com as próprias mãos. Mas e se para tomar a sua vitamina preferida, você pudesse contar com uma equipe de chefs especializados neste preparo? que escolheriam cada item atentamente?
Outro exemplo: imagine poder montar um carro de acordo com suas necessidades e gosto? Escolher da válvula de ar quente até o design do retrovisor, sempre assessorado por mestres no assunto e o melhor de tudo sem alterar o preço.
É impossível ter isso nos demais segmento, mas no mercado de software isso é possível e reforço, é extremamente necessário. Principalmente quando se fala sobre gestão da empresa, o que envolve uma série de valores culturais, que não podem ser ignorados, e devem ser transformados em aplicações para os usuários.
Outro fato que também deve ser levado em consideração na hora de escolher este software é que a ferramenta não pode ser mais importante que as pessoas e seus conhecimentos. Por exemplo, se todo o processo está desorganizado, o programa não será a solução apenas irá otimizar o tempo que você perderia buscando dados, efetuando analises evitando que as informações se percam, mas quem toma as decisões ainda é o ser humano. É ele que ainda faz todo o processo.
Escolhendo um software de caixinha (Softwares prontos) a empresa faz com que o funcionário se adapte a suas funcionalidades, perdendo tempo de adaptação, mobilidade de escolha de como efetuar um processo e principalmente a aplicação de seus conhecimentos no processo anteriores ao software. A ferramenta deve se adaptar ao seu dono e não ao contrário, isso é tão óbvio para nós em outros serviços, mas com softwares, a percepção ainda está longe de ser a mesma.
Mas se mesmo assim você insistir no software de ?caixinha? é preciso levar em consideração, no ato da escolha, a quantidade de usuários, tamanho da empresa, mercado em que atua. Depois dessa avaliação, você nota que há poucas opções, ou as prováveis disponíveis podem atender pouco. Além disso, é o mesmo que seu maior concorrente usa, e por usar a mais tempo possui uma maior prática.
Logo a pergunta a ser feita é: como desenvolver uma estratégia de gestão inovadora, como buscar uma diferenciação competitiva na gestão da empresa se o software que controla as ações e mantém as aplicações para desempenhar uma boa gestão são as mesmas do seu concorrente?
O primeiro passo então para escolher um software de gestão empresarial é contratar uma fábrica para fazer algo sob medida. Se o desafio ficar por conta do investimento, acredite ou não, todos passam por isso mas o valor gasto se justifica porque enquanto os ?softwares de caixinha? investem tempo na implantação, os customizados focam no desenvolvimento para atender as constantes e diferentes demandas do cliente e não a entrega do que foi definido anteriormente.
Sendo assim, acredito que o principal a ser definido é quais são os requisitos necessários para o seu software de gestão?
O que você deve ter em mente ao definir os critérios de aceite!
O principal item é comunicação ativa. O software precisa ter a capacidade de integrar diversos veículos de comunicação que a empresa utiliza, mensagens e-mail. Deve compartilhar documentos, imagens e permitir tópicos de discussão para que qualquer envolvido tenha o direito de dar a sua opinião, para que a integração seja de fato, real.
Outro ponto que merece atenção redobrada é a questão da segurança. É necessário que o sistema seja muito seguro, tenha um bom aplicativo de criptografia para que nenhuma informação da empresa seja roubada.
E o principal: a solução deve fazer com que a pessoa esteja exclusivamente preocupada em pensar, deve dar suporte para todas as suas tomadas de decisão e deve interferir o mínimo possível na cultura da empresa, mas deve trazer aos dias atuais velocidade, praticidade e conforto aos usuários.
*Luis Veloso é executivo de Contas na empresa OOHM fábrica de software e vem desenvolvendo um trabalho que tem por bases as práticas Agile e Lean , sendo olhos e ouvidos da empresa dentro do mercado.