Tradicional clube paulistano transformou rotinas internas e ganhou em otimização de tempo e recursos, além de mais clareza na comunicação entre as áreas
Considerado o maior clube olímpico da América Latina e com aproximadamente 40 mil associados, o Esporte Clube Pinheiros, referência em lazer, cultura e um celeiro de atletas, inclusive, olímpicos, investiu no fluig – plataforma de transformação digital da TOTVS – para levar mais produtividade e colaboração para áreas que ainda não contavam com processos digitais e, dessa forma, otimizar tempo e gerar controle efetivo das atividades.
“As áreas estão se comunicando melhor, de maneira clara e com mais agilidade na gestão das atividades. Acreditamos que o fluig é a inovação que está possibilitando a automatização das nossas atividades e nos trazendo ganhos significativos, inclusive redução de custos. As etapas mais simples geram indicadores que nos auxiliam na mensuração da efetividade da própria ferramenta e também dos profissionais”, afirma Andreas de Souza Fein, Assessor de Planejamento e Tecnologia do Esporte Clube Pinheiros.
Com o objetivo de trazer mais agilidade e integração na operação interna, a implantação do fluig começou em setembro de 2015 e o departamento de Comunicação e Marketing do Pinheiros foi o primeiro a experimentar uma nova forma de trabalhar. Todo o processo de solicitações foi automatizado, eliminando as demandas realizadas por e-mail e que demoravam para serem atendidas. Os pedidos agora são feitos via fluig, o que permite monitoramento do tempo de execução e avaliação do serviço prestado, gerando indicadores de performance do departamento em tempo real.
Por exemplo, hoje, a solicitação de uma peça publicitária é realizada por meio da tecnologia TOTVS, com campos de preenchimento obrigatórios. A medida resulta em um briefing mais completo e, consequentemente, na redução de retrabalhos. Desta forma, houve um melhor aproveitamento das tarefas da equipe com indicação de tempo gasto em cada ação e melhora na qualidade do serviço prestado.
O fluig atua na área da qualidade auxiliando no cumprimento das diretrizes da certificação ISO 9001. Antes, os registros de não conformidade eram feitas via formulário no Word e enviadas por e-mail para um colaborador da área, que então inseria os dados em um sistema especifico. Hoje, os próprios funcionários já fazem os registros diretamente na solução e o departamento apenas valida a informação e direciona para o setor responsável. A plataforma permitiu um ganho de aproximadamente de 30% de economia de tempo nesse processo. Outras áreas beneficiadas foram a auditoria interna financeira e a gerência geral no processo de controle de ofícios – meio de comunicação formal entre o Conselho Deliberativo e a Presidência e Diretoria.
Dentre as áreas administrativas do clube, a solução passou a ser utilizada também pela Universidade Corporativa Pinheiros (UCP). Criada em agosto de 2015, com objetivo de desenvolvimento pessoal e profissional dos funcionários, a iniciativa engajou os colaboradores e, logo no início já estruturou suas atividades para obter um controle eficaz de todos os processos e uma solução para controlar as turmas – do planejamento de aula à formatura. No fluig, são gerenciados todos os conteúdos aplicados, avaliações de satisfação, acompanhamento de aulas, controles de presença, dentre outras ações. A UCP é composta pelo Programa de Educação Continuada (PEC), com carga horária média de 90 horas, distribuídas em 15 disciplinas diferentes que permitem ao participante uma visão da gestão de estratégia empresarial clubística; o programa de “Palestra com Caras de Sucesso”, que contou com a presença do CEO da TOTVS, Laércio Cosentino. Além de cursos de curta duração para aprofundamento em temas específicos e capacitação de gerentes de projetos. Atualmente, já está programada a a implantação de cursos no modelo de educação a distância, por meio de outro módulo do fluig
O Pinheiros apoia mais de 5.000 atletas em 60 modalidades esportivas e é o clube que mais conquistou medalhas olímpicas para o Brasil. Para se ter uma ideia, na Rio 2016, estavam presentes 80 representantes pinheirenses, cerca de 10% da delegação Brasileira. Os contratos esportivos são renovados anualmente, mas sem uma automatização esse processo era realizado de maneira pouco eficiente e não havia um controle efetivo da expiração. Agora, 30 dias antes do prazo final, o responsável é avisado e toma as medidas necessárias. Toda a gestão de contratos do departamento jurídico passou a ser digital. Os solicitantes fazem a requisição diretamente para a área. Com formulário eletrônico devidamente preenchido, o contrato é gerado automaticamente, evitando falha nas informações.
Com tudo isso já dentro de uma forma de trabalho muito mais digital, o projeto soma números expressivos: no início eram 60 acessos habilitados, hoje são aproximadamente 700. Já são quase 30 mil documentos armazenados e mais de 50 processos automatizados. Até o final de 2016, o fluig será expandido para procedimentos como: controle de previsão de viagens esportivas e solicitação de eventos e verba. Em 2017, a expectativa é ter a tecnologia auxiliando nas atividades dos esportes e departamento médico, com o uso do prontuário eletrônico para os associados e atletas.
“O Pinheiros faz parte da história do esporte nacional. Apoiá-lo na conquista de uma maior eficiência operacional é uma honra para a TOTVS, pois acreditamos que ter uma ferramenta que simplifique e digitalize processos é a melhor forma de se ter uma visão estratégica da sua atuação e estar mais preparado para essa nova era da transformação digital”, afirma Mario Almeida, diretor de mobilidade e ecofluig da TOTVS.